Общие требования к тексту письма

Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым фор­матом А4. Текст документов на бумаге формата А4 должен печатать­ся через 1,5 межстрочных интервала, на формате А5 - через один межстрочный интервал.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обра­ботке письма в организации-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, ес­ли с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излага­ются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составлением письма. Во второй части изла­гается основная часть документа, ради которой он составлялся: выво­ды, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убе­дить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, точностью и краткостью текста, а также предосторожностью и вежливостью.

Ясность. Не следует употреблять нечеткие формулировки как например: «Фасад дома будет роскошно отделан». В этом случае следует указать, какие именно материалы будут использованы.

Ясность письма проистекает из ясности мысли и четкости формулировки. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как может привести к ошибкам в понимании.

Краткость. Деловое или коммерческое письмо должно быть

коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того.

Точность. Слова должны точно отражать смысл. Многосло­вие мешает выделить суть документа.

Приверженность правде в деловых отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Не надо объявлять, например, что доставленные товары имеют наивысшее качество, в то время как качество обычное. У клиента это вызовет только недоверие. Не пишите «В ответ на ваше последнее письмо», но «В ответ на ваше письмо от 14 января 2006», потому что фирма, в которую вы пишите, могла за этот интервал послать другое письмо, которое вы еще не получили. Не пишите «Наши условия те же самые, что и для ваших предшествующих заказов», так как этим вы вынуждаете клиента обращаться к прежней переписке. В этом случае лучше повторить свои условия.

Предосторожность. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможности судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Не нужно обещать доставить товар к конкретному числу, тогда как товар еще находится на стадии изготовления и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден.

Вежливость. Если позиция вашего клиента вас раздражает, не старайтесь это показывать: он может обидеться. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо – не обвиняйте его в злонамеренности. Возможно, вы неточно указали адрес и письмо вам вернется обратно. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы может быть, ошиблись в адресе. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о получении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости.

Обращение. Характер обращений выбирают с учетом двух моментов:

­- кто получатель письма;

- какой тип отношений поддерживается с ним.

Следует придерживаться двух простых правил:

- когда вы колеблетесь и не знаете, как обратиться, то употребление обращения «господин» или «госпожа» всегда корректно и, во всяком случае, предпочтительнее ошибки;

- когда у человека несколько должностей, выбирают наиболее важную.

Мужчина пишущий другому мужчине может обратиться к нему словами «уважаемый господин Петров!» или «уважаемый Иван Петрович!» если он его хорошо знает, но не «дорогой».

Мужчина, пишущий женщине может обратиться так: «уважаемая госпожа Петрова!», но не в коем случае «дорогая».

Если получатель имеет важную должность, это необходимо подчеркнуть, например: «господин министр», «господин президент». Слова «госпожа, и господин» никогда не сокращают при обращении.

Приводимые факты должны быть объективны, цифровые дан­ные – точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные оборо­ты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «тщательно изучив Ваши замечания...»

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор на­чальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответст­вии...» и т. п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внима­ние», «рассматривая», «руководствуясь» и т. п.

Иногда письма бывают весьма схожими по содержанию. В этом случае употребляют несколько стандартных фраз, которые во всех письмах всегда одни и те же. Их можно объединить в три группы:

- формулировки для начала письма;

- формулировки, отражающие содержание письма;

- формулы вежливости.

Приведем несколько примеров по каждой из групп.