Контроль и регулирование стадии реализации проекта

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми, поскольку при реализации проекта не исключена возможность отклонения между плановыми и фактическими показателями.

Основная причина необходимости контроля — это неопределенность присущая любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем для достижения цели проекта.

Между предполагаемым развитием ситуации при принятии управленческого решения и реальной обстановкой всегда неизбежны некоторые отклонения, Насколько удачна модель и эффективно принятое управленческое решение, зависит от профессионализма менеджера, принимающего решения. Поэтому при осуществлении контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реальной ситуации. Кроме того при исполнении принятых решений также возможны отклонения. Поэтому задачей контроля является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Руководство обязано следить за ходом выполнения проекта, определяя степень завершенности работ на определенной стадии проекта для принятия соответствующих корректирующих управленческих решений. Для этого необходимо иметь обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах (рис.47).

Рис.47 Схема контроля и регулирования

 

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. На этом этапе контролируются, как правило, кадровые, материальные и финансовые ресурсы.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения ра-бот по проекту в соответствии с принятыми решениями. Как правило, он осуществляется непосредственным начальником и основан на измерении фактических результатов проделанной работы.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то результаты контроля могут быть учтены при проведении последующих работ.

Руководители проектов, как правило, отвечают за три аспекта реализации проекта: сроки, бюджет и качество результата. Соблюдение запланированных сроков работ является ключевым, так как и сроки выполнения проекта затягиваются, то вероятен перерасход средств. А качество снижается. Если представить содержание проекта в виде площади треугольника АВС (рис.48), катет АВ – как качество, катет АС- как сроки, гипотенузу ВС- как затраты, то при одинаковом содержании (площадей двух треугольников) удлинение катета АС (сроков) неизбежно ведет к уменьшению катета АВ (качество) и увеличению гипотенузы СВ (затрат).

Пример:

Если АВ =АС=10, тогда площадь S = 50, ВС =14,1.

Если А1 С1=13, при S =50 А1 В1=7,7, В1 С1 =15,1.

Пример подтверждает вывод о том, что увеличение срока увеличивает затраты и снижает качество.

 

В

к В₁

а к

. ч а

е ч ч

с Содер е е

т с

в т

о в

о

А срок С А₁ срок С₁

 

Рис.48 Соотношение сроков, затрат, качества

 

Ход работ по проекту контролируется путём сопоставления его с графиком, чтобы определить, нет ли каких отклонений от календарного плана. В случае запаздывания выполнения каких-либо операций рассматриваются различные варианты вхождения в график, и принимается одно из них, которое является наиболее подходящим. Аналогичные методы применяются для выявления и корректировки отклонений от сметы или заданного качества. Варианты решений оцениваются с точки зрения технической и организационной осуществимости и экономической целесообразности.

Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявить возможные проблемы. Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов. Требуемая информация для контроля затрат представлена на рис.49.

Рис.49 Состав информации для контроля затрат

 

Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализации. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика. Основной принцип Всеобщего управления качеством (ТКМ) следующий: координировать все усилия, направленные на достижение уровня «ноль дефектов» при минимальной стоимости. Выражение «ноль дефектов» означает постоянное удовлетворение ожиданий заказчика продукта на всех этапах реализации проекта.

Анализ информации показывают отклонения фактических и прогнозируемых результатов от планируемых или расчетных.

Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта детального и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации являются ответы о ходе выполнения работ по проекту и совещания.

Иногда возможен запрос на увеличение или уменьшение содержания проекта, изменение планов или процессов, бюджетов или пересмотр расписания. Обрабатываются только задокументированные запрошенные изменения, и выполняются только одобренные запросы на изменение.

 

2.3.4 Завершающая фаза или окончание проекта

Завершающие процессы выполняются для формального завершения всех операций проекта или фазы и передачи полученного продукта заказчикам. На этой фазе осуще­ствляется подведение и оценивание результатов проекта.

Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:

1) планирование процесса завершения проекта;

2) эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;

3) оценка результатов проекта и подведение итогов;

4) подготовка итоговых документов;

5) реализация оставшихся ресурсов;

6) накопление фактических и опытных данных для последующих проектов;

7) расформирование команды проекта.

 

ВОПРОСЫ, ЗАДАНИЯ И ЗАДАЧИ