Подход к эффективности. Теория систем

ТЕОРИЯ СИСТЕМ

Подход к анализу организационного поведения, который предполагает выделение основных элементов «вход — процесс — выход» в рассматриваемой системе и необходимость ее адаптации к условиям системы более высокого уровня, частью которой она является.

Теория систем предоставляет нам возможность описывать как внутреннее, так и внешнее поведение организаций. В первом случае мы можем видеть, как и почему люди внутри организаций выполняют свои индивидуальные и групповые задания. Во втором случае мы можем соотносить деятельность организаций с другими организациями или учреждениями. Все организации получают ресурсы из более крупной среды, в состав которой входит каждая из них, и, в свою очередь, производят товары и услуги, требующиеся для этой более крупной среды. Менеджеры должны иметь дело одновременно с внутренними и внешними аспектами организационного поведения. В аналитических целях этот сравнительно сложный процесс может быть упрощен посредством применения базовых концепций теории систем.

В контексте теории систем организация - это совокупность нескольких элементов, взаимодействующих между собой взаимозависимым образом. Движение вводимых факторов и выпуск продукции представляют собой отправную точку для описания организации. В упрощенной форме организация получает ресурсы (вход) из более крупной системы (внешней среды), осуществляет обработку этих ресурсов и возвращает их в измененной форме (выпускаемые товары и услуги).

Теория систем подчеркивает также связь организации с более крупной системой, частью которой она является. Любая организация - это часть отрасли (более крупной системы), общества (еще более крупной системы) и все чаще - глобальной экономики (возможно, самой крупной из всех систем). Все эти системы предъявляют требования к своим частям; речь идет не просто о требованиях приемлемого качества продуктов и их количества. Организации обязаны также удовлетворять требованиям относительно чистоты окружающей среды путем защиты воздушного бассейна и водоемов, обеспечения внутренней стабильности путем возрождения охваченных беспорядками городов США и глобальной политической стабильности путем инвестирования в страны Восточной Европы. Именно поэтому организация не может просто ограничиться производством продуктов и услуг, удовлетворяющих ее покупателей; она обязана действовать таким образом, чтобы были удовлетворены другие важные элементы более крупных систем.

Теория систем может также описывать поведение работников и их групп. «Входы» индивидуального поведения работника являются его «причинами». Например, причиной могут быть указания менеджера выполнить определенное задание. Затем вводимый фактор (причина) подвергается осмыслению работником, имеющим определенные ментальные и психологические особенности, в зависимости от которых получаем характерный для данного человека результат. Разумеется, предпочтительный для менеджера результат — согласие с данным указанием, но в зависимости от индивидуальных процессов переработки полученной информации результатом может оказаться и несогласие. С помощью положений теории систем мы можем аналогичным образом рассмотреть поведение группы. Например, поведение группы работников при совместном достижении результата (выход) может быть описано с точки зрения воспринятой несправедливости в распределении менеджером работ (вход) и состояния сплоченности группы (процесс). В данной работе мы используем положения теории систем для описания и объяснения поведения работников и их групп в рамках организации.

Примеры организаций, описываемых в терминах «вход — выход»

Коммерческая фирма имеет две основные категории входных факторов: человеческие ресурсы и природные ресурсы. Человеческие ресурсы — это люди, которые работают на фирме - операционный и управленческий персонал - и затрачивают свое время и энергию на благо организации в обмен на заработную плату и другие выплаты, как прямые, так и косвенные. Природные ресурсы представляют собой вводимые факторы, обрабатываемые или использующиеся в комбинации с человеческими ресурсами для образования других ресурсов. На сталелитейном заводе используются люди и доменные печи (вместе с другими машинами и оборудованием) для переработки железной руды в сталь и стальные изделия. Автомобилестроительная фирма использует сталь, резину, пластмассы, ткани и (в комбинации с людьми, инструментами и оборудованием) производит автомобили. Коммерческая фирма существует до тех пор, пока ее продукция приобретается на рынке в количествах и по ценам, которые являются приемлемыми для восполнения потребленного запаса вводимых факторов.

За трансформацией бывшего СССР из страны с контролируемой экономикой в страну с рыночной экономикой с интересом наблюдают во всем мире. Результат этой трансформации имеет большое значение для всех нас. Один из наиболее сложных вопросов для менеджеров предприятий России и других бывших советских республик связан со взаимоотношениями фирмы и рынка - с фирмой как частью более крупной системы. В приводимой далее вставке охарактеризованы некоторые трудности, с которыми они столкнулись.

Университет использует ресурсы для обучения студентов, проведения научных исследований и предоставления обществу технической информации. Выживание университета зависит от его способности получать плату студентов за обучение и средства налогоплательщиков в количествах, достаточных для оплаты жалованья научных работников и персонала, а также стоимости других ресурсов. Если деятельность университета отвергается более крупной средой, в связи с чем студенты переходят в другие учебные заведения, а налогоплательщики поддерживают другие общественные начинания, либо если университет затрачивает слишком большие ресурсы по сравнению с запланированными результатами, его деятельность прекратится. Подобно коммерческой фирме университет должен обеспечивать надлежащие результаты за приемлемую цену, если он хочет продолжать свое существование.

В качестве заключительного примера, характеризующего подход с позиции теории систем, рассмотрим больницу (вводимые факторы состоят из ее профессионального и административного персонала, расходуемых материалов и пациентов). Пациенты обслуживаются за счет применения медицинских знаний и курса лечения. Больница является эффективной в той степени, в которой пациенты восстанавливают свое здоровье до уровня, считающегося оптимальным при определенном заболевании или травме.

Теория систем делает акцент на двух важных соображениях: 1) выживание организации зависит от ее способности адаптироваться к требованиям среды; 2) для удовлетворения этих требований полный цикл «вход — процесс — выход» должен находиться в центре внимания руководства. Следовательно, критерии эффективности должны отражать каждое из этих соображений, а эффективность должна определяться соответствующим образом. Системный подход объясняет, почему ресурсы должны использоваться для деятельности, которая прямо не связана с достижением цели организации Другими словами, приспособление к среде и поддержание цикла «вход — процесс — выход» требуют, чтобы ресурсы распределялись и в тех областях деятельности, которые лишь косвенно связаны с основной целью организации.