Меры по обеспечению сохранности конфиденциальных документов

Для обеспечения сохранности конфиденциальных документов требу­ется:

- установить определенный порядок работы с конфиденциальными до­кументами и закрепить его в инструкции предприятия;

- вести учет конфиденциальных документов;

- вести учет лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации и лиц, которым такая информация была передана или предоставлена по служебной необходимости;

- ввести разграничительную систему доступа работников только к опре­деленным документам, электронным базам и архиву предприятия;

- установить персональную ответственность работников за сохранность конкретных конфиденциальных документов;

- создать безопасные условия работы и хранения конфиденциальных документов, исключающие возможность их потерь или утечки конфиденциальной информации;

- проводить периодические проверки наличия конфиденциальных документов и контролировать соблюдение установленных правил работы с ними.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.

Для охраны конфиденциальной информации работодатель обязан:

- ознакомить под расписку работника, доступ которого к конфиденциальной информации необходим для выполнения им своих служебных обязанностей, с перечнем информации, являющейся конфиденциальной, обладателями которой являются работодатель и его партнеры;

- ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом защиты конфиденциальной информации и с мерами ответ­ственности за его нарушение;

- создать работнику необходимые условия для соблюдения им установ­ленного режима зашиты конфиденциальной информации и документов.

Работники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении конфиденциальной информации. В этих документах указываются следующие обязательства работника:- не разглашать конфиденциальную информацию, обладателями которой являются работодатель и его партнеры, в течение трудовой деятельно­сти и после прекращения трудового договора в течение срока, преду­смотренного соглашением между работником и работодателем, или в течение 3 лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось;

- соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите конфиденциальных сведений;

- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации составляется в 2 экземплярах и хранится в специальном и личном деле работника не менее 5 лет после его увольнении.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает приказ о введении Перечня конфиденциальных сведений, мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф "Конфиденциально". Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом, а также с Инструкцией по работе с конфиденциальными документами предприятия.

Инструкция по работе с конфиденциальными документами составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.