Подготовка командировок

Подготовка командировок руководителя осуществляется секре­тарем по отработанной практиками схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближ­нем зарубежье, международные); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и т.д.

Технологию подготовки к бизнес-поездке руководителя можно представить в виде плана.

Накануне отъезда секретарь должен:

- проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов по списку;

- получить указания руководителя о неотложных делах, кото­рые нужно сделать в его отсутствие;

- отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке;

- лично проводить руководителя в аэропорт и, убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании;

- перед возвращением руководителя сделать контрольный зво­нок секретарю компании, которая его принимала, и спросить, нет ли изменений;

- организовать встречу руководителя.

Иногда от секретаря требуется составить подробную предвари­тельную программу командировки. Она может быть краткой, если поездка местная или однодневная. Программа, ориентиро­ванная на более длительную поездку, в несколько пунктов, и осо­бенно на заграничную поездку, может быть довольно сложной по своему составу.

Предварительная программа обычно содержит следующую ин­формацию:

- время проведения командировки;

- способ передвижения;

- намеченные, деловые встречи;

- бронирование мест в гостиницах;

- места посещения и проезд к ним;

- отдельные должностные лица и компании, с которыми нуж­но установить связь;

- культурная программа.

При длительной поездке можно иметь две программы: полную, представляющую собой всю наличную информацию, и краткую, представляющую собой минимально возможный план (время, имена, телефонные номера, адреса). Элементы (содержание) крат­кой программы переносятся на отдельные карточки малого фор­мата (6x9 см). Руководитель оперативно пользуется ими, плани­руя проведение каждого мероприятия бизнес-поездки.

В предварительной программе в первую очередь фиксируются те мероприятия, время, место и условия проведения которых, уже оговорены и четко установлены.

Если командировка внеплановая, то секретарь по согласова­нию с руководителем обязан отменить намеченные мероприятия или перенести их на другое время. Поступающую на имя руково­дителя информацию секретарь передает заместителю, исполняю­щему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть реше­ны в отсутствие руководителя. Если же требуется срочное решение руководителя, то секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе его указаний организовать решение вопроса.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его от­сутствия, и ходе их решения.

Важнейшим заключительным этапом бизнес-поездки является подготовка руководителем отчета, в котором содержатся подроб­ное обоснование цели командировки, анализ обсужденных вопро­сов, выводы и перспективы дальнейшего развития отношений с партнерами. Секретарь редактирует и оформляет отчет, при необ­ходимости направляет его в соответствующие инстанции.