Виды документов и особенности их составления

За несколько дней до совещания подготавливается повестка дня, которая, как правило, формируется в последовательности рассмотрения вопросов от наиболее важных вопросов к менее значимым. На основе повестки дня в зависимости от значимости совещания может быть составлена программа.

Далее, формируется список участников и выступающих докладчиков, способствующий более четкой организации совеща­ния. Такой документ незаменим, если на совещании присутствуют сотрудни­ки организаций из других регионов или стран.

Для участников из других организаций оставляется текст приглашения.
Типовой текст приглашения обычно включает:

- название организации;

- вид совещания, его тему и перечень обсуждаемых вопросов;

- время, дату и место проведения совещания;

- инициалы и фамилию приглашаемого;

- просьбу подтвердить готовность участия в совещании.

Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения нуж­но обозначить продолжительность совещания или приложить программу совещания.

Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разными способами: письмом, курьером, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.

На этапе согласования списка докладчиков и тематики их выступлений в соответствии с полученными от них тезисами осуществляется корректи­ровка программы и "утверждение руководителем регламента совещания.

За 3—4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад или те­зисы доклада руководителя.

Успех совещания во многом определяется качеством доклада. Секретарь может привлекаться не только к оформлению, но и к его составлению.

Важное место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых докумен­тов. Именно для принятия решений и утверждения итоговых докумен­тов собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вник­нуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 ч и размножены, а затем разосланы за 24 ч до совещания.

Секретарь может проводить регистрацию участников. Форма журнала регистрации может быть следующей: п\п, должность, организация, телефон.

Коллегиальная деятельность (совещания, собрания трудового коллек­тива, заседания акционеров, кредиторов, совета директоров, работа ко­миссий) сопровождается составлением итоговых документов, как прави­ло, протоколов. В этом документе фик­сируются ход обсуждения вопросов и принятое решение. В зависи­мости от вида заседания, его статуса и других факторов выбирают­ся следующие формы протокола:

- полный протокол (фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т.п.);

- краткий протокол (фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фа­милии докладчиков и принятые решения);

- стенографический протокол (составляется на основе стено­графического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений).

На оформление протокола совещания отводят обычно 2—3 дня. Сек­ретарь печатает протокол и передает его председателю.

При оформлении протокола необходимо обращать внимание на такие аспекты, как указание присутствующих и приглашенных, наличие кво­рума. Кворум - число участников собрания, достаточное для признания его пра­вомочности.

Формирование протоколов собраний в деле чаще всего проводится по датам их проведения в обратной хронологической последовательности, т. е. протокол последнего собрания подшивается сверху.

После проведения совещания секретарь оформляет решения.

Вывод

Таким образом, перечисленные документы способствуют четкой организации совещания и планомерному контролю решений, принятых на совещании.