Дело фонда

На каждый хранящийся в архиве фонд документов на бумажной основе заводится дело фонда, ему присваивается номер фонда, на который оно заведено. Дело фонда содержит комплекс документов по истории фондообразователя и фонда.

При нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в архивном учреждении на каждую организацию, сдающую только аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, ведется дело организации-сдатчика документов.

В дело фонда помещаются все документы, образующиеся в процессе работы с фондом:

- исторические справки о фондообразователе и дополнения к ним;

- акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда;

- акты о приеме-передаче документов фонда (в необходимых случаях со справками об отсутствии документов при сдаче их на хранение и акта о результатах розыска документов в организации);

- листы и акты проверки наличия документов фондов;

- письма от учреждений о приеме документов на хранение;

- обзоры документов фонда;

- акты переработки и усовершенствования описей;

- «старые» листы фондов после их пересоставления и другие документы.

Состав документов дела организации-сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда.

Документы дел фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, подшиваются в дело объединенного фонда.

Акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фондов, составляются по результатам архивных работ и фиксируют итоги этих работ. Все акты, помещенные в дело фонда, нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда и его научно-справочном аппарате, помещаются в дело фонда только с отметкой о внесении этих изменений в учетные документы.

Документы дела фонда должны быть подшиты в твердую обложку, пронумерованы с составлением листа-заверителя. К документам дела фонда составляется внутренняя опись.

 

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель дела является основным учетным документом и предназначен для учета количества листов в деле. Лист-заверитель составляется к каждому делу.

В листе-заверителе указываются все особенности формирования дела (брошюры, др. печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, конверты, в т.ч. с вложениями, секретки, марки почтовые, марки гербовые, штемпели почтовые, специальные почтовые отметки, сургучные, мастичные печати, оттиски печатей, фотодокументы, карты, планы, чертежи и др. НТД, рисунки, гравюры и акварели, автографы видных деятелей, склеенные листы, утрата части листа, чистые листы и др.

При составлении листа-заверителя необходимо иметь в виду, что:

- наличие чистых листов в деле отражается в листе-заверителе только в случае, если эти листы представляют интерес как образец писчебумажной продукции определенного времени; во всех других случаях чистые листы не нумеруются и данные о наличии чистых листов не отражаются в листе-заверителе;

- внутренняя опись дела нумеруется отдельно.