Описи дел, документовОписи дел, документов на все виды документов являются важнейшим учетным справочником. Они предназначаются не только для поединичного учета документов, но являются основным источником для получения информации о содержании документов при использовании документов, экспертизе их ценности, проверке наличия и других видах работ. Единицы хранения, единицы учета учитываются в описи в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами. При фондовой организации управленческая и научно-техническая документация, документы по личному составу, фото, фоно и видеодокументы, машиночитаемые (электронные) документы определенного вида учитываются, как правило, по отдельным описям. Исключение составляют описи документов личного происхождения, в которых допускается включение документов как на бумажной основе, так и аудиовизуальных (при их небольших объемах). Описям присваиваются учетные номера: - при фондовой организации – по листу фонда; - при нефондовой организации – по листу учета аудиовизуальных документов определенного типа. К номерам описей для их идентификации добавляется буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи: «л/с.» (личный состав), «т» (технологическая) и т.д. Не допускается присвоение описям в составе одного архивного фонда одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, №2 и №2 л/с.). В конце всех экземпляров описей дел после приема документов на хранение рукописным способом составляется итоговая запись. В ней указывается количество находящихся на хранении единиц хранения (цифрами и в скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. К каждому последующему годовому разделу описи, по которой документы поступили на хранение, составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. Все эти записи производятся после итоговой записи, составленной при печатании описи. В случае отсутствия места для записи на лицевой стороне листа, запись составляется на его обороте. Составление итоговых (к одному разделу, сводных) записей, а также проверка правильности их заполнения при выверке учетных документов проводится следующим образом: - из описи выписываются литерные, пропущенные и выбывшие номера; - подсчитывается количество литерных, пропущенных и выбывших номеров (по каждой категории отдельно); - к последнему номеру описи приплюсовываются литерные номера и вычитаются пропущенные и выбывшие номера, в результате получается реальное количество дел, включенных в опись, что равняется количеству дел, находящихся на архивной полке. В итоговой записи к описи фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/ единицы учета на различных носителях, после указания общего количества единиц хранения, включенных в опись, указывается раздельно количество единиц хранения на различных носителях. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Опись, состоящая из нескольких томов, помимо итоговой записи к каждому тому, должна иметь сводную итоговую запись в нарастающем итоге по всем томам. Каждая законченная опись, том описи должны быть оформлены в соответствии с правилами и иметь лист-заверитель. Незаконченные описи формируются в дела с нарастающим валовым порядком номеров. Не допускается хранить незаконченные описи в делах с металлическими креплениями, скрепками и т.д. Архив в обязательном порядке должен иметь три экземпляра описей (полный комплект): - первый экземпляр – страховой, должен храниться у муниципальных архивах в сейфе; - второй экземпляр – рабочий, для пользования работниками архивного учреждения; - третий экземпляр – для исследователей читального зала. После пересоставления описи в результате ее переработки или усовершенствования один экземпляр ранее действовавшей («пересоставленной») описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные два экземпляра описи включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Опись подшивается в твердую обложку, листы нумеруются составляется лист-заверитель.
|
