Список фондов

Список фондов - основной учетный документ архива, предназначенный для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.

Списки фондов ведутся отдельно на период до и после 1917 года раздельно, с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Для фондов советского периода принято условное обозначение: номерам фондов через тире проставляется индекс «Р» (Р-100, Р-2700 и т.д.).

Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда.

В список фондов фонд записывается только один раз, при первом поступлении его в архив.

Нумерация фондов в списке - валовая.

Вновь поступившему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов.

Необходимо иметь в виду, что при передаче фондов в другие архивы, при объединении фондов, выбытии всего объема дел фонда к уничтожению в результате экспертизы ценности документов или в результате утраты фонда в ранние годы в архиве могут появиться освободившиеся номера фондов. При использовании этих номеров нужно помнить, что нельзя занимать номера переданных, утраченных и объединенных фондов вследствие того, что документы этих фондов могли войти в научный оборот, быть ранее использованными под своими номерами.

Использовать можно только номера фондов, признанные фактически свободными, т.е. тех фондов, документы которых точно не использовались.

К категории "свободный номер фонда" относится номер фонда, у которого все единицы хранения списаны или выделены к уничтожению; а также в случае, если номер фонда уже присвоен фонду, но фонд еще не принят (не описан). В случае передачи фонда в другой архив или объединении фондов, освободившиеся номера относятся только к категории "переданные и объединенные номера", т. е. не причисляются дополнительно еще и к категории "свободный номер фонда".

Объединенные фонды и коллекции учитываются на общих основаниях, при этом объединенному фонду присваивается один из номеров фондов, вошедших в его состав, как правило, предпочтение отдается номеру наиболее объемного фонда.

Исходными данными названия фонда в списке фондов являются историческая справка и титульный лист к описи.

Название фонда включает в себя полное (в скобках - официально принятое сокращенное) название организации - фондообразователя, его подчиненность, местонахождение, крайние даты существования. При наличии переименований фондообразователя в списке фондов указывается его последнее название (на момент принятия фонда в архив). Между записями номеров фондов и их названий в списке фондов необходимо оставлять интервал (3-4 строки). Это позволит при последующем приеме внести в список необходимые изменения, например, вписать название вновь принятого фонда при присвоении ему свободного номера. При этом имеющаяся в списке пометка «свободный номер» аккуратно зачеркивается одной чертой.

Если фонд выбывает из архива полностью и последующего поступления по этому фонду не будет, в графе «Отметка о выбытии» списка делается запись с указанием названия, номера и даты документа, на основании которого произошло выбытие, и пометкой, куда выбыли документы данного фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении.

Для того чтобы не ошибиться в присвоении новым фондам номеров из числа ранее занятых, нужно использовать номерник фондов, который позволяет быстро установить, какие номера фондов нельзя занимать.