ОГОЛОШЕННЯ

 

Це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

- оголошення про майбутню подію;

- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

 

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Текст, що містить:

- дату;

- місце;

- організатора;

- зміст (порядок денний) події;

- коло осіб, які запрошуються на подію;

- умови входу (платний чи вільний).

1. Підпис (назва установи або колегіального органу, призвіще або посада особи, яка дає оголошення) – якщо потрібно.

Оголошення про потребув послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Заголовок.
3. Текст.
4. Адреса автора оголошення.

 

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа (“Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту “Найму”, “Продам”, “Потрібні”, “Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

 

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимального стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертаннята запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.

 

ЗАПРОШЕННЯ

Це документ, який адресується конкретній особі ймістить пропозиціїї взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Звертання до адресата.
3. Текст, у якому вказуються:

- дата й час подіїї;

- місце;

- порядок денний, тематика події;

- місце;

- порядок денний, тематика подій;

- прізвища, ініціали доповідачів з кожного питання;

- прізвище, ініціали й телефон відповідальної особи;

- маршрут проїзду.

1. Підпис.
2. Печатка (за потреби)

 

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та порядку за увагу.

 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Заголовок.
3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.
4. Текст.
5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подається записку (може розташовуватися після адресата).
6. Дата складання.
7. Підпис.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назва двох документів:

1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обгрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональе призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

 

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

 

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установчи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із значенням таких реквізитів:

1. Адресат.
2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.
3. Назва виду документа.
4. Заголовок.
5. Текст.
6. Дата складання.
7. Підпис.

 

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

 

ЗВІТ

Це письмове доручення про виконання певної роботи за визначений період часу.

 

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові – на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період)
4. Текст, який має такі частини:

- вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

1. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.
2. Дата складання.
3. Печатка.

 

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

 

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.