Разработка рекомендаций и мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения

Для совершенствования и автоматизации документационного обеспечения в Граховском райпо рекомендуется ввести автоматизированную систему управления – АСУ-1С Кадры.

АСУ-1С Кадры – система, которая позволяет решить вопросы, связанные с учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по организации в целом, так и внутри подразделений. Система даёт необходимую и полную информацию о количественном и качественном составе работников. Это повышает качество учёта и способствует созданию оптимальной базы для планирования и организации работы с кадрами (определение потребности в кадрах, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, планирование карьеры и тд.).

Современные разработки предназначены для автоматизации всех управленческих функций, связанных с персоналом организации до бухгалтерских расчётов.

Планирование кадровой работы в условиях АСУ-1С Кадры требует создания соответствующих нормативов, методик расчётов, разработки различных классификаций перспективных моделей специалистов и руководителей, а также совершенствования требований к личности и рабочему месту работника, форм подбора, подготовки и расстановки кадров.

При непосредственном участии работников отдела кадров организаций разрабатываются состав вводимой исходной информации по кадрам, состав и система кодирования классификаторов по кадрам, состав и формы входящих и исходящих документов, технологические схемы сбора, регистрации, передачи и получения информации, мероприятия по внедрению системы в производственную эксплуатацию.

Преимущества АСУ-1С Кадры:

- позволяет построить эффективную работу с кадровым резервом организации;

- позволяет автоматизировать кадровый учёт;

- обеспечивает эффективный доступ к информации, необходимой для принятия решений;

- позволяет экспортировать данные в 1С;

- позволяет существенно снизить трудозатраты за счёт автоматизации рутинных операций;

- исключает возможность потери информации;

- обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников;

- обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных.

Основной задачей при создании АСУ-1С Кадры, должна стать автоматизация таких ведущих операций по обеспечению функций управления кадрами, как:

- планирование потребности в кадрах;

- подготовки и переподготовки, повышения квалификации кадров, их распределения по структурным и производственным подразделениям;

- централизованный учёт руководящих работников и специалистов, высококвалифицированных работников;

- учёт молодых специалистов;

- анализ состава, движения и текучести кадров;

- контроль над выполнением решений по вопросам работы с кадрами.

Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы АСУ-1С, в итоге приведет руководство Граховского райпо к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения АСУ-1С в Граховском райпо за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по персоналу и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, и менеджера по персоналу, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления человеческими ресурсами:

Э = Б_пл - Б_ф,

где Э - размер экономии;

Б_пл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Б_ф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему документационного обеспечения управления в Граховском райпо включает – расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

После внедрения ИС электронного документооборота в 2013 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить:

96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Б_пл - Б_ф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления Граховского райопо были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по персоналу на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности Граховского райпо в целом.