Совещания и собрания

Я думаю, что в программе большинства вузов отсутствует один очень важный предмет (кажется, он отсутствует и в про­грамме MB А). Нас не учат тому, на что мы часто тратим боль­шое количество своего рабочего времени. Я не встречал та­кого предмета, как «искусство организации совещаний и собраний и участия в них».

Пройдя через тысячи собраний, я понял, что подходить к ним следует так же ответственно, как к любой другой дея­тельности.

Вам приходится участвовать в самых разнообразных сове­щаниях. Часть из них полезна (назовем их «нужными» со­браниями), другая — потеря времени («ненужное» собрание).

Для вас как участника собрания существует несколько вариантов действий.

Если вам приходится участвовать в «ненужном» совеща­нии, ваша первейшая задача постараться его пропустить. Как правило, сделать это довольно легко. Найдите причину, ко­торую организаторы собрания примут в качестве уважитель­ной, оправдывающей ваше отсутствие (встреча с журналис­тами, утверждение макета нового буклета, выезд к клиенту и т. п.).

Максимально эффективно инвестируйте время, которое бы вы потратили на «ненужное» собрание.

После того как совещание закончится, узнайте о том, что на нем происходило, какие решения были приняты.

Вам может об этом рассказать коллега.

Возможно, велся протокол, и вы можете попросить его ко­пию.

Вы просто можете подойти позже к организатору и спро­сить его: «Извини, пропустил собрание, уважительная при­чина. Что обсуждали, что я должен сделать?» Удивительно, но тот же самый сотрудник, который во время совещания до­кладывал что-то в течение часа, после собрания в 95% случа­ев расскажет вам о том же самом за 5 минут или даже быстрее.

Что делать в тех случаях, когда вы все-таки вынуждены присутствовать на «ненужных» собраниях?

Если его пропустить невозможно, то постарайтесь извлечь из времени, которое вы там проведете, максимальную пользу. Для этого всегда имейте документы, которые вы можете про­смотреть с карандашом в руках. А еще лучше возьмите с со­бой свой компьютер (ноутбук), и вы сможете поработать с электронными документами или электронной почтой. Совре­менные беспроводные технологии доступа к сети могут по­зволить вам даже в комнате для собраний работать с элект­ронной почтой и пользоваться Интернетом.

Внимание: если на собрании присутствует клиент, то стра­тегия поведения, описанная выше, недопустима. Любой кли­ент, который заметит, что кто-то во время встречи с ним не проявляет заинтересованности, легко может перестать быть вашим клиентом. В этом случае нужно набраться терпения или поступить так же, как на собрании с участием руковод­ства, о чем сказано ниже.

Что делать, если необходимо участвовать в «ненужном» собрании, на котором присутствует руководитель, а пропус­тить его никак нельзя? Проведите его с пользой для себя.

Совещание — это мероприятие, где ваш начальник может составить впечатление о вас. Покажите себя с лучшей сторо­ны. Не прячьтесь на задних рядах. Внимательно слушайте выступающих (помните про язык жестов: он может либо вы­дать вас с головой, либо вы можете заставить его работать на вас), анализируйте выступления других («Ох, что за чушь он говорит»), учитесь («Вот это поворот! Надо запомнить»), де­лайте записи. По возможности комментируйте выступления, высказывайте идеи. Уж коли вы не можете использовать это время для работы, используйте его для учебы и создания сво­его имиджа.

Второй вариант: вы сами должны организовать совещание (по большому счету, до тех пор пока вы сами не станете на­чальником, вам придется организовывать и «нужные», и «не­нужные» собрания). Поэтому несколько слов о том, как орга­низовать и провести собрание.

Это — наука, которой лучше всего можно научиться на соб­ственном опыте, а также выслушав советы и изучив ошибки других.

С моей точки зрения, идеальное собрание — такое, на ко­тором обсуждается только одна задача или проблема. Задай­те тему в самом начале встречи, не давайте никому от нее отклониться, не отвлекайтесь сами. В конце собрания по­здравьте всех (и себя) с найденным решением.

Моя любимая форма собраний — быстрый мозговой штурм. Быстро собрались, обсудили проблему (иногда стоя), наки­дали проекты решений, остановились на лучшем из них, оп­ределили, как и кто его воплощает, разошлись.

Существует множество книг о том, как проводить мозго­вые штурмы. Обязательно научитесь этому.

Если вы инициатор собрания, то сначала определите, для чего вам это нужно. Вы хотите получить какую-то информа­цию? Донести какое-то сообщение, мысль или идею? Обсу­дить варианты? Принять решение?

Проводите собрания быстро (на принятие решения может хватить 30 минут, а на его изложение — и того меньше).

Назначайте время, удобное для всех участников. Для это­го вы можете предварительно осведомиться у них о более удобном времени и месте встречи (помните, что утром эф­фективность встреч выше).

Начинайте вовремя — попробуйте назначить собрание не на 10 часов, а, например, на 10: 05 — вряд ли придут все, но явка будет выше.

Заканчивайте вовремя. Поверьте, если вы скажете, что со­брание будет длиться 20 минут, и уложитесь в эти 20 минут, то сотрудники, приглашенные вами, и в дальнейшем будут приходить на собрания.

Говорите конкретно и просите это делать других. Собирай­те совещания для того, чтобы решать, а не обсуждать. Для этого заранее оповещайте участников о повестке и просите прийти со своими вариантами решений.

Приглашайте только тех, кто необходим. Знайте, когда вы должны приглашать первых лиц. Ошибка, когда вы пытае­тесь пригласить руководителя, задачей которого будет про­сто повысить явку на ваше собрание. Да, это поможет собрать людей, но повредит вам, так как руководитель должен будет тратить время на собрание, которое прекрасно бы обошлось без него.

Дайте высказаться всем присутствующим. Если у них не бу­дет такой возможности, они не придут в следующий раз. Зачем?

В конце совещания обязательно подведите итог.

Составьте короткий и ясный протокол встречи. Рассылайте его всем участникам, другим сотрудникам, которым может быть интересно или необходимо знать результат встречи, и тем, кто не смог прийти по той или иной причине (надеюсь, не потому, что они посчитали собрание, организованное вами, «ненужным»).

Вы сможете сделать проще и лучше жизнь ваших коллег и свою собственную, если будете посещать как можно меньше бесполезных собраний, будете с пользой для дела участво­вать в «нужных», а также эффективно организовывать и про­водить «нужные» встречи.