Руководство делопроизводителя

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Система электронного документооборота Управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Санкт-Петербургу и Ленинградской области

Руководство делопроизводителя

Аннотация

Данный документ предназначен для пользователей, выполняющих делопроизводственные функции Системы электронного документооборота Управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Санкт-Петербургу и Ленинградской области на базе программного обеспечения LanDocs (далее СЭД РСХН) и содержит информацию, необходимую для работы с данным программным обеспечением.

В документе определяются назначение и принципы работы с подсистемой СЭД РСХН LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (далее - подсистема LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО).

СОДЕРЖАНИЕ

1. Назначение и область применения СЭД РСХН.. 7

1.1. Основные функции подсистемы СЭД РСХН
LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.. 7

1.2. Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей. 8

1.3. Рекомендации по освоению.. 9

2. Термины и определения.. 10

3. Общие сведения.. 14

3.1. Авторизация пользователя при входе в систему. 14

3.2. Интерфейс системы.. 14

3.3. Документ в СЭД РСХН.. 15

3.4. Журналы регистрации. 16

3.5. Работа со справочниками. 16

4. Работа с документами.. 18

4.1. Просмотр списка документов. 19

4.1.1. Консолидированный журнал. 20

4.1.2. Работа с папками документов. 20

4.1.2.1. Права на папки документов. 21

4.1.2.2. Список документов в папке. 23

4.1.2.3. Добавление документов в папку с ручным заполнением.. 23

4.2. Регистрация документа в системе. 24

4.3. Правила заполнения атрибутов регистрационной карточки. 26

4.4. Редактирование значений атрибутов РК документа. 28

4.4.1. Редактирование значений атрибутов РК одного документа. 28

4.4.2. Редактирование значений атрибутов РК нескольких документов одновременно. 29

4.4.3. Изменение порядка автоматического формирования регистрационных номеров документа 29

4.5. Просмотр сообщений по документу. 29

4.5.1. Создание нового сообщения. 30

4.5.1.1. Правила заполнения атрибутов сообщения. 32

4.5.1.2. Указание лица, выдавшего задание и получателя отчета. 36

4.5.1.3. Задание получателей сообщения. 36

4.5.1.4. Указание типа рассылки. 39

4.5.1.5. Изменение типа рассылки сообщения. 40

4.5.1.6. Поля: Направлять отчет ответственному исполнителю и Одинаковые сообщения для всех. 41

4.5.1.7. Изменение сообщения отдельному соисполнителю.. 41

4.5.1.8. Прикрепление документа и его файлов к сообщению.. 42

4.5.1.9. Указание параметров контроля исполнения. 43

4.5.2. Сохранение и отправка сообщения. 44

4.5.2.1. Проверка прав получателей на документ при сохранении или отправке сообщений 44

4.5.2.2. Проверка сроков исполнения. 45

4.5.2.3. Проверка повторности реквизитов сообщения. 45

4.5.3. Редактирование проекта резолюции и его отправка. 46

4.5.4. Отправка подготовленного ранее проекта резолюции. 46

4.5.5. Просмотр и изменение исходящего сообщения. 47

4.5.5.1. Закладка "Соисполнители" в окнах работы с сообщением.. 48

4.5.6. Удаление исходящего сообщения. 49

4.6. Обработка входящих уведомлений по документам.. 49

4.6.1. Перенаправление сообщения. 50

4.6.2. Обработка входящего сообщения-задания. 53

4.6.2.1. Выполнить делопроизводственную операцию по заданию.. 54

4.6.2.2. Создать отчет о выполнении задания. 55

4.7. Просмотр регистрационной карточки документа, прикрепленного к сообщению.. 57

4.8. Просмотр и редактирование файлов документа, прикрепленного
к сообщению, при просмотре списка сообщений. 57

4.9. Просмотр и редактирование файлов из формы сообщения. 58

4.10. Контроль исполнения заданий. 58

4.10.1. Рассмотрение и принятие отчета по сообщению-заданию.. 59

4.10.2. Перенаправление отчета. 60

4.10.3. Снятие задания с контроля. 61

4.10.4. Изменение отчета. 62

4.10.5. Просмотр дерева сообщений. 62

4.10.6. Отметка сообщений как "прочитанные" или "непрочитанные". 63

4.10.7. ЭЦП сообщения. 64

4.11. Контроль исполнения документов в целом.. 65

4.12. Электронный экземпляр документа. Файлы документов и их версии. 65

4.12.1. Файл, прикрепленный к документу. 66

4.12.2. Работа с файлами текущего документа. 67

4.12.3. Добавление файла. 67

4.12.4. Просмотр свойств и статуса файла. 69

4.12.5. Просмотр файла документа и его версий. 69

4.12.6. Редактирование файла (версии) 70

4.12.7. Изменение прав на файл. 71

4.12.8. Удаление файла и версии. 73

4.13. Связи между документами. 73

4.14. Учет бумажных экземпляров документов. 77

4.14.1. Учет создания экземпляра/копии. 78

4.14.2. Учет уничтожения экземпляра. 79

4.14.3. Учет списания в дело экземпляра/копии. 79

4.14.4. Движение бумажного экземпляра. 81

4.15. Подписание и проверка подписи документа. 81

4.15.1. ЭЦП документа. 82

4.15.1.1. Подписание документа. 82

4.15.1.2. Проверка ЭЦП документа. 83

4.15.2. ЭЦП файла. 83

4.15.2.1. Печать результатов проверки ЭЦП файла. 84

4.16. Перерегистрация документа в другой журнал. 85

4.17. Перемещение документа в другой журнал регистрации. 86

4.18. Перенос документа в архив (архивирование документа) 87

4.19. Просмотр списка редактируемых документов. 88

4.20. Связь документа с внешними объектами. 88

4.21. Изменение статуса контроля. 88

4.22. Изменение состояния документа. 88

4.23. Почтовые уведомления об изменении документа. 89

4.24. Выделение документов, с которыми пользователь еще не ознакомлен. 90

4.25. Формирование отчетов. 90

Приложение 1 Список команд меню документы... 93

Приложение 2 Список команд меню файлы... 96