Журналы регистрации

При выборе пользователем какого–либо журнала регистрации в иерархической структуре объектов, в правой части окна отображается список документов уже зарегистрированных в журнале. В строке состояния отображается запись об общем количестве документов в журнале. В списке документов непрочитанные документы отображаются жирным шрифтом (серым зачеркнутым цветом отображаются логически удаленные документы при наличии у пользователя соответствующих прав. См. п.4.5Удаление документа).

К регистрационной карточке прикрепляется файл (один или несколько) с текстом (содержимым) документа. Файлы документов могут быть любого формата: текстовые файлы (обычного или в формате MS Word), электронные таблицы MS Excel, электронные образы документов, хранящиеся в виде графических файлов, и т.д. Файлы документов могут импортироваться в систему из файловой системы, из программы сканирования и распознавания символов, из системы электронной почты (при интеграции с такими программами и системами). К регистрационной карточке могут прикрепляться несколько файлов и каждый файл иметь несколько версий.

Факт наличия в документе файлов отображается в списке документов знаком (скрепка) в колонке (поле) с названием В. Щелчок левой кнопкой мыши на таком знаке открывает контекстное меню функций просмотра файлов или добавления файлов в документ. Если к документу прикреплены составные документы, то для каждого составного документа отображается подменю, содержащее наименования подразделов и информацию о добавленных документах.

В иерархической структуре объектов журналы регистрации обозначаются следующими пиктограммами:

(раскрытая книга) – действующий (открытый) журнал регистрации.

(закрытая книга) – закрытый журнал. В таком журнале можно только просмотреть документы.

(лупа) – консолидированный журнал, то есть журнал, в котором отображаются документы из одного или нескольких других журналов, удовлетворяющие определенным условиям.