Визначення програм, портфелю та проектів

Із точки зору проектного управління, стратегія у всій своїй повноті, безперечно, є комплексом програм та проектів. Тому управляти цим комплексом в лінійному стилі як єдиним планом дій — значить, приректи себе на провал з самого початку. Стратегічні проекти залежать один від одного та від виконання тактичних проектів. Прийняття рішень стосовно проектів, які запізнюються, повинно базуватись на цілісній картині реалізації всього портфелю проектів, на вартості для всього портфелю дня запізнення чи випередження по окремо взятому проекту.

Як вказано на мал. 1, на виході процесу формулювання Стратегії з'являються програми та портфель стратегічних проектів зі зрозумілими пріоритетами. Декілька коментарів з цього приводу:

• Пріоритети проектів визначаються пріоритетом стратегічних цілей.
• Для великих підприємств може створюватись Рада зі стратегічного управління (інші назви — Координаційна рада, Інвестиційний комітет…), яка відповідає за реалізацію стратегії.
• Так само, — в разі великої кількості проектів стратегічного розвитку, є сенс створити Стратегічний проектний офіс (або — Центр Управління Проектами), який здійснює інформаційно-аналітичну підтримку процесу прийняття рішень щодо портфеля проектів компанії та підпорядковується раді по стратегічному управлінню.

Наш досвід показує, що найкращий результат застосування в Україні дає розподілена модель управління портфелем стратегічних проектів, яка дозволяє

• Стратегічне планування зверху-вниз.
• Тактичне планування знизу-вверх.
• Затвердження портфеля зверху-вниз.
• Множинні портфелі — для кожної стратегічної бізнес-одиниці.

Приклад розділення ролей при комбінації методів Зверху-вниз, Знизу-вверх вказано на мал. 4.

Мал. 4. Розподілена модель управління стратегічним портфелем проектів

Відбір проектів в портфель відбувається при формулюванні та розробці стратегії, а також щоразу, коли відбуваються стратегічні зміни під час реалізації стратегії.

Коротко зупинимося на цьому ключовому процесі. Отже, що включає в себе відбір проектів в стратегічний портфель?

1. Визначення оптимального та прийнятного числа проектів в портфелі. Більшість компаній намагаються зробити більше, ніж потрібно — в результаті, —

• Проекти затягуються.
• Зайві витрати наростають.
• Нові можливості втрачаються.
• Ресурси розпорошуються між багатьма проектами.

Насправді, практика багатьох організацій переконує в наступному — можна заробляти більше грошей, реалізуючи менше проектів; іншими словами — зробити більше з меншим числом людей, завдяки тому, що реалізується менше проектів.

2. Забезпечення відповідності проектів стратегічним планам

• Стратегічний план визначає параметри для відбору проектів.
• Визначає області потреб та можливостей.
• Визначає рамки ресурсів, бюджету і т.д.
• Визначає цілі та ініціативи.

Таким чином, організація адекватної системи управління стратегічним портфелем проектів дає компанії ряд суттєвих переваг

1. Виконання потенційних проектів щодо їх цінності та переваг у відповідності з актуальними стратегічними цілями.
2. Визначення оптимального або прийнятного числа проектів в портфелі.
3. Забезпечення відповідності проектів стратегічним планам.
4. Забезпечення збалансованості різних типів проектів за цілями та перевагами.
5. Забезпечення збалансованості можливостей, переваг та ризиків.