Первинна документація господарських операцій

Документація - це спосіб суцільного, безперервного первинного відображення об'єктів бухгалтерського обліку шляхом їхнього документального оформлення.

Оскільки на підприємстві здійснюється велика кількість різноманітних господарських операцій, існує множина різних за своїм змістом і формі документів. Більшість їх взаємозв'язане, і зміст одних документів витікає із змісту інших.

Бухгалтерський документ представляє собою письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарської операції, право на її здійснення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності. Первинні господарські операції відображаються на паперових і машинних носіях інформації.

Первинні документи, у тому числі на паперових і машинних носіях інформації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування документа (форми), код форми, дату і місце складання, назву підприємства, від імені якого складений документ, зміст і об'єм господарської операції, вимірники господарської операції, посада особи, відповідальної за ведення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші знаки, що однозначно ідентифікують особу, яка здійснювала господарську операцію.

В залежності ох характеру операції і технології обробки даних до первинних документів можуть бути віднесені додаткові реквізити.

При складанні документів на машинних носіях інформації підприємства, установи зобов'язані за свій рахунок і власними силами виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу контролюючих або судових органів і своїх клієнтів.

Первинні документи повинні бути складені у момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після закінчення операції.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для віддзеркалення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, приведених в документах, несуть осіб, які склали і підписали ці документи.

В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізований. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т, д).

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядку складання і способу обхвату операцій.

Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація, яка міститься в ухвалених до обліку первинних документах, нагромаджується і систематизував в облікових регістрах, рекомендованих Міністерством фінансів України. Підприємства, які складають облікові регістри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їхнього відтворення в зручному для читання вигляді

Після обробки первинні документи і облікові регістри, звітність підлягають обов'язковій передачі в архівне зберігання.

Термін збереження первинних документів, облікових регістрів, звітності в архіві підприємства визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.