Порядок хранения первичных документов и учетных регистров.1.1. Первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат обязательной передаче в Архив и хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела и Типовым перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций (с указанием сроков хранения), утвержденным Росархивом, но не менее пяти лет. В соответствии с Налоговым законодательством на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, в течение четырех лет. 1.2. Документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития Банка постоянного срока хранения по установленным статьям Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральной архивной службой России, хранятся в организациях, вплоть до ликвидации данных организаций. Организации, которые являются источниками комплектования архивов, обязаны хранить документы вплоть до их передачи на хранение в архивные органы. 1.3. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив Банка хранятся в Учетно-операционном Управлении в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных Главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. 1.4. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации). 1.5. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в Архив обеспечивает Главный бухгалтер Банка. 1.6 Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у Банка может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу Банка. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Банка могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). 1.7. В случае пропажи или гибели первичных документов Председатель Правления Банка назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается Председателем Правления Банка. 1.8. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. 1.9. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). 1.10. После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях. 1.11. Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России. 1.12 Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня. Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам. Документы по расходу корсчета подбираются по возрастанию сумм по сеансно. Документами по приходу по корсчету являются выписка электронных документов и документы, поступившие по почте (871 счет). В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с иностранной валютой. 1.13 Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам. 1.14 Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью. 1.15. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений. 1.16. Документы за истекший день после проведения контроля оформляются в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день передаются в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу. 1.17. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
Срок хранения ________________________________________________ Архивный индекс ______________________________________________ ______________________________________________ (наименование кредитной организации (филиала)) Бухгалтерские документы за "__" __________________ г. по балансовым счетам по внебалансовым счетам Бухгалтерские документы на сумму ______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп. Из них находится в отдельных папках: кассовые документы ______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп. по операциям с иностранной валютой: бухгалтерские документы ______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп. срок хранения ____________________ кассовые документы ______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп. срок хранения ____________________ по операциям с драгоценными металлами: бухгалтерские документы ______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп. срок хранения ____________________ кассовые документы ______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп. срок хранения ____________________ и т.д. по документам с разными сроками хранения. В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, о чем делается надпись: "документы сброшюрованы и подшиты ______________________". (подпись)
На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено" и ставится подпись главного бухгалтера, или его заместителя, или начальника отдела. Банк вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом обеспечивается возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России.
|
