Сначала думайте, а потом читайте или пишите

Начальники много читают и пишут. Это считается неотъемлемой частью их работы, но часто они не в состо­янии справиться с ее огромным объемом. Они, к сожалению, не по­нимают очень простой вещи: чтобы быстро и осмысленно читать и пи­сать, надо прежде все очень хорошо обдумать.

Я не говорю о чтении романов для собственного удовольствия.

Я говорю о грудах деловых бумаг, от которых ломится стол, и о фай­лах, забивающих компьютер. Чтобы читать быстро, надо ясно понимать, зачем вы это читаете. Скажем, я всегда стараюсь просматривать The Financial Times после The Wall Street Journal, потому что меня интересуют международные темы, которые в WSJ не освещаются.

Вот какому приему я научил своих детей и племянников. Когда в школе им задавали выучить что-нибудь по истории или по естествознанию, я их спрашивал: «Через месяц-другой вы пойдете сдавать экзамен — что вам нужно будет помнить из этой главы?» А потом говорил: «Когда прочитаете главу, кратко изложите ее суть, пару абзацев, не больше. Затем снова откройте учебник и подумайте, как прочитать текст, чтобы быстрее и точнее сформулировать смысл этих абзацев».

Что касается электронной почты, то вам надо прежде всего определить, какие письма надо читать, а какие нет. На самые важные я стараюсь от­ветить сразу же. Если такой возмож­ности у меня нет или письма пришли с длинными приложениями, я их распечатываю. На следующее утро я вижу у себя на столе эти распечатки и понимаю, что надо ответить.

Если предстоит написать что-то длиннее электронного письма, очень важно сначала сформулировать свои мысли. Если у меня нет четкой позиции по вопро­су, я не сочиню и пары предложений. Поэтому прежде всего необходимо составить план вашего будущего послания. Если речь идет о статье или служебной записке, то достаточ­но четырех-пяти основных пунктов и к каждому — несколько подпунк­тов. Многие руководители сначала пишут длинный черновик, только после этого они начинают более или менее понимать, что хотят сказать. Это неправильно. Вы должны знать, чем закончите, еще до того как возь­метесь за дело.

Попробуйте сделать так: составьте план и затем напишите заключи­тельный абзац. Тогда вам станет ясно, понимаете ли вы на самом деле, о чем будет ваша статья или служебная записка.

ПРАВИЛО 4

Составляйте план, но будьте готовы его изменить

Большинству руководителей при­ходится выступать часто и перед самыми разными слушателями. И, как правило, они заранее пишут полный текст своей речи. Но в этом случае они попадают в ловушку: им кажется, что они просто обязаны произнести текст слово в слово, даже если собравшиеся его явно не вос­принимают.

Устная речь, как известно, сильно отличается от письменной. Вы долж­ны особенно четко выстроить свою аргументацию и установить эмо­циональный контакт с аудиторией. Настроение слушателей — живой интерес или, наоборот, усталость и скука — заранее предвидеть невозможно. Чтобы подготовиться к выступлению, надо набросать четы­ре-пять ключевых пунктов и заклю­чительный абзац (в общей сложности должно быть не больше страницы). Постарайтесь прийти пораньше, чтобы послушать предыдущего докладчика или во время перерыва потолкаться среди людей. Так вы по­чувствуете их настроение и, подавая материал, найдете верный тон.

Этим же принципом нужно руко­водствоваться и в своей повседневной работе. Я за то, чтобы вечером гото­виться к следующему дню, Я обяза­тельно просматриваю свой график на завтра и в нескольких словах записываю, что предстоит сделать. Кроме того, я составляю список задач в порядке их значимости. В конце дня я смотрю, что успел, и думаю, что мне нужно будет делать дальше. Однако по ходу дела расписание довольно часто приходится перекра­ивать.

ПРАВИЛО 5