Методика детального описания бизнес-процессов. Методика сбора информации в подразделениях

Детальное моделирование бизнес-процессов осуществляется на основе по­лученных моделей бизнес-процессов верхнего уровня. Каждая функция про­цесса верхнего уровня подлежит декомпозиции. Как правило, осуществляется одновременная декомпозиция нескольких функций процесса верхнего уровня. Параллельно работают несколько аналитиков в различных подразделениях.

Для того чтобы успешно выполнить декомпозицию процессов, желательно использовать следующие методики:

· методика сбора информации в подразделениях;

· методика формирования схем процессов с использованием выбранной нотации;

· методика проверки корректности моделей процессов (проверка на соот­ветствие нотации);

· методика проверки адекватности моделей процессов.

Методика сбора информации в подразделениях.

Цель методики - описание этапов выполнения работ по сбору информации в подразделениях и ее последующая обработка с целью использования при фор­мировании моделей бизнес-процессов.

Ключевой задачей при сборе информации является определение основных источников знаний на предприятии.

Руководитель проекта формирует пере­чень внутренних экспертов предприятия, которые должны быть проинтервью­ированы. В их число входят руководители и специалисты подразделений.

При формировании такого перечня полезно предварительно получить основную ин­формацию об этих экспертах, а именно: должность, ответственность и полно­мочия, количество подчиненных, квалификация, стаж работы, отношение к нему коллектива и т.д. Кроме того, должны быть указаны: телефон или e-mail. Выбор экспертов для интервьюирования осуществляется в подразделениях, участвую­щих в выполнении описываемых бизнес-процессов.

Как при подготовке, так и в процессе сбора информации могут быть выяв­лены другие важные источники, регламентирующие деятельность подразделе­ний, например:

· положения о подразделениях;

· должностные и рабочие инструкции;

· документы методологического характера;

· государственные и отраслевые стандарты, технические условия;

прочие документы.

 

На первом этапе необходимо определиться с целями сбора информации. Важно определить структуру данных, которые затем потребуются для форми­рования моделей процессов. Если заранее не определиться со структурой дан­ных, то в дальнейшем необходимо проводить дополнительно сбор информа­ции в подразделениях.

Если у сотрудников подразделений по три-пять раз запрашивают информа­цию, то это вызывает негативную реакцию и сопротивление. В чем дело? Когда аналитик проводит интервью, его интересует получение структурированной информации, т.е. информации, которая необходима в данный момент для мо­делирования процессов. Сотрудники, как правило, подробно рассказывают обо всех деталях процесса. Поэтому им кажется, что они изложили аналитику всю нужную информацию. Аналитик, в свою очередь, считает, что получил лишь часть интересующей его информации и будет настаивать на проведении следу­ющих интервью и т.д. После второго-третьего раза сотрудник не готов повто­рять то, что, на его взгляд, уже было неоднократно сказано.

Чтобы избежать подобной ситуации, аналитик должен обратить внимание на следующие особенности работы по организации сбора информации:

· необходимо четко представлять цели сбора информации;

· необходимо заранее формулировать ограниченный перечень вопросов (пять-шесть);

· при проведении интервью необходимо добиваться кратких ответов и на­правлять их в нужном аналитику направлении;

· предупредить сотрудника, что будет несколько интервью для получения информации в полном объеме.

После определения целей сбора информации следует проанализировать су­ществующие в подразделениях документы. Аналитики должны представлять себе основные функции, выполняемые подразделением, до начала проведе­ния интервью.

Исходя из целей сбора информации, рабочая группа разрабатывает форму анкеты, которая будет использована при проведении интервью. Отметим, что данная анкета не предназначена для заполнения сотрудником подразделения.

При подготовке к проведению интервью руководитель проекта должен про­инструктировать аналитиков по методам сбора и обработки информации. Далее будут приведены некоторые правила проведения интервью.

Руководитель проекта планирует время проведения интервью в подразделе­ниях и согласовывает даты и время с начальниками подразделений. В крупных проектах эту функцию может выполнять координатор проекта.