Информационное обеспечение процессов и систем

Информационное обеспечение – совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управления деятельностью и технологических процессов.

Информационное обеспечение – это метаинформация, т.е. информация об информации. Оно реализуется с помощью автоматизированных информационных систем (АИС). АИС – системы, в которых сбор, передача, представление (в машинном виде), хранение, обработка и выдача информации осуществляется с помощью средств ВТ.

Исторически первыми ИС являются архивы и библиотеки. Им присущи все атрибуты ИС – сбор данных в какой-нибудь предметной области, их представление и хранение (в форме книго-, архивных хранилищ, каталогов, рубрикаторов и т.д.), обработка (сортировка по темам – наука, искусство, с/х, техника, экономика, фильмокопирование, ксерокопирование), выдача информации - читальные залы, абонемент.

С появлением средств ВТ архивы и библиотеки становятся АИС, т.е. каждая составная часть библиотечной системы использует компьютерные технологии – сбор данных по электронной почте, через Интернет, факсимильная связь, передача данных - по каналам связи компьютерной сети, проводной и радио, представление и хранение - в машинном виде (двоичные коды), обработка – с помощью информационно-поисковые системы, применяются аналитические приемы (обработка таблиц, построение графиков, вычисление итогов, …), выдача (дискеты, распечатка на бумажных носителях, магнитные и оптические диски, в интерактивном режиме, т.е. на экран пользователя)

ИС является основным средством решения задач информационного обеспечения любых объектов.

Информационное обеспечение реализуется технологически и организационно в трех формах:

1. Служба документального обеспечения управления (СДОУ).

2. Информационная служба.

3. Экспертно-аналитическая служба.

Служба СДОУ реализует следующие функции:

· организация и обеспечение делопроизводства и документооборота (подготовка технического обеспечения, специалистов, расходных материалов, организация согласований, совещаний (например – директор завода, главный инженер и СКБ – начальник КБ – директор)

· бездокументальное обеспечение подготовки и реализации управленческих решений. Выполняется с помощью организации и контроля разработки информационно- справочных и организационных документов.

Пример. Для принятия какого-либо решения, например, увеличение выпуска продукции, необходимо подготовить документы о потребностях рынка, повышении спроса на соответствующие товары, о наличии ресурсов для их изготовления, о наличии техники – оборудования для их производства, о наличии кадров – рабочих, производственных площадей и.т.д.

· внутренний мониторинг (контроль выполнения управленческих решений, оценка результатов, отслеживание прохождения документов)

Информационная служба (отдел автоматизации, вычислительный центр, …) решает следующие задачи:

· сбор документированной и недокументированной информации из внешних источников, которая необходима для управленческих и технологических процессов.

(Документ - в общем – информация на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать – это средство, способ, объект для удостоверения личности, прав собственности, напр., больничный лист, приказ, распоряжение, служебная записка, ГОСТ, закон, и т.д.).

Важнейшим реквизитом документа является подпись, для компьютерной информации – шифр, пароль, код владельца).

· внешний мониторинг (от monitoring, лат.- надзирающий) – выявление и анализ управленческих проблем, возникающим по внешним причинам.

Пример Не завезли от завода изготовителя аккумуляторные батареи для сотовых телефонов, магазин для продажи телефонов отбирает администрация города, конкурентная фирма снизила цены на телефон….)

· информационное оповещение и удовлетворение информационных потребностей управляющих и технологических структур

Пример Стоимость телефона у конкурента, функции телефона у фирмы Siemens (calc, игры, radio, фотокамеры), напряжение питания телефона, электромагнитный фон, производительность цеха №5.

· Внутренний мониторинг (статистика, отчетность, оценка результатов деятельности…)

Экспертно-аналитическая группа (группа советников, консультантов- аналитиков используется для:

· Анализа различных управляющих и производственных ситуаций.

· Выработки альтернатив управленческих решений

· Прогнозирования последствий (результатов) управленческих решений.

Пример Телефоны Motorola-TI91 - функции хороши, но внешний вид невзрачный, устарел, рекомендуется поменять корпус на T198

Калькулятор – цифры на клавишах стираются, нужно нанести их на дно клавиши (прозрачной) или прорезать текст на клавишах, ввести звуковое сопровождение нажатия.