И реквизиты

Отправным моментом отражения в бухгалтерском учете его объектов (имущества, обязательств, хозяйственных процессов) является первичное наблюдение, осуществляемое тем или иным работником или автоматически с помощью измерительных устройств, регистров производства.

Первично наблюдаемые объекты бухгалтерского учета должны быть зафиксированы, т.е. необходимо доказательство их наличия, изменения, совершения. Таким доказательством или свидетельством является документ (от латинского documentum – доказательство, свидетельство). Документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы деятельности предприятия и его подразделений: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда, капиталовложения и др. С помощью документов или их заменителей осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность, создается необходимая для управления информация.

Таким образом, бухгалтерский документ – это письменно зафиксированное первичное учетное свидетельство о хозяйственных операциях.

Учетные данные о хозяйственной операции, содержащиеся в документе представляют сложную структуру.

Минимальной неделимой структурной единицей является реквизит (от латинского ceguijitum – требуемый, необходимый).

Реквизит – это показатель документа, характеризующий ту или иную сторону хозяйственной операции (название её, место осуществления, срок и т.д.).

Каждый документ имеет такие реквизиты (или хотя бы один из них), без которых он считается недействительным, то есть не имеет юридической силы. Общими для любых документов являются следующие обязательные реквизиты:

· название документа (например, приходный ордер);

· дата составления;

· место составления (наименование предприятия, в отдельных случаях – его адрес);

· стороны, участвующие в хозяйственной операции (например, в требовании – кто затребовал, выдал, получил);

· содержание хозяйственной операции (например, в расходном кассовом ордере указывается, что из кассы выданы наличные денежные средства такому-то лицу);

· количественная характеристика хозяйственной операции (например, в расходном кассовом ордере указывается, какая сумма наличных денежных средств выдана);

· подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции (например, в приходном ордере – кладовщика, экспедитора, доставившего материалы на склад).

Кроме общих обязательных реквизитов по отражению отдельных хозяйственных операций в соответствующих документах предусматриваются специальные реквизиты, которые являются обязательными. Например, в чеке на получение денежных средств обязательны подписи руководителя предприятия, главного бухгалтера, причем этот документ изготавливается на особой бумаге, имеет стандартные размеры и т. д.

Реквизиты подразделяются на две части: реквизит-признак и реквизит-основание. Реквизит-признак характеризует качественную сторону хозяйственной операции. Так, в приходном ордере – это наименование поступившего материала, его сорт и т.д. реквизит-основание представляет количественную сторону хозяйственной операции, то есть в приведенном примере – качество оприходованного материала. Каждый реквизит-основание и реквизит-признак (или несколько их) образуют информационную совокупность, называемую экономическими показателем. Один или несколько показателей, характеризующих хозяйственную операцию, и определяют бухгалтерский документ.

Для отражения реквизитов в материальных носителях документа предусматриваются (проектируются) зоны: одна для наименования, другая – для записи данных.

В зависимости от размещения реквизитов на материальных носителях различают следующие их формы:

§ анкетная – в одной зоне (левой) носитель документа – реквизиты-признаки, в другой реквизиты-основания, причем реквизиты размещаются в вертикальной последовательности, друг за другом;

§ зональная – носитель подразделяется на вертикальные и горизонтальные зоны;

§ табличная – реквизиты размещаются в виде таблицы;

§ комбинированная – сочетает элементы перечисленных выше форм.

К бухгалтерским документам, отражаемым на материальных носителях, предъявляются следующие требования: записи должны производиться четко, не допускаются помарки и подчистки; не допускаются исправления в кассовых и банковских документах; исправления в документах заверяются теми лицами, которые их подписывают.

Требования, предъявляемые к заполнению документов, определены такими нормативными документами как: Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством Финансов от 29.07.1983 г. № 105, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом № 34-н от 29 июля 1998 г.