Общие требования к составлению и утверждению ДИДолжностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа, место составления, подпись. Должностная инструкция подписывается руководителем организации или его первым заместителем (возможен вариант утверждения заместителем, курирующим данное подразделение, или заместителем по управлению персоналом). Так как секретарь подчиняется, как правило, непосредственно руководителю, он и утверждает должностную инструкцию. Визируется должностная инструкция секретаря службой персонала, юристом. После утверждения секретарь проставляет ознакомительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Второй экземпляр должностной инструкции передается секретарю, первый хранится в службе персонала (отделе кадров). При необходимости руководитель может издавать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию секретаря. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов должностные инструкции по месту разработки хранятся постоянно, а в других организациях — 3 года. 3.5 Структура ДИ секретаря содержит следующие разделы: 1 Общие положения 2 Функции 3 Должностные обязанности 4 Права 5 Ответственность 6 Взаимоотношения Дополнительным разделом может быть «Оценка работы». Такой вариант представлен в ГСДОУ. Содержание ДИ В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности. В разделе «Функции» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.). В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. В разделе «Права» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам (например, по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий). Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, структура информации, сроки передачи, с кем она согласовывается и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме. В дополнительном разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на секретаря должностной инструкцией. Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например: «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», «Организация рабочего места и оптимальные условия труда» и др. Таким образом, ДИ позволяет четко определить круг прав и обязанностей секретаря, в соответствии с предполагаемыми функциями.
|
