ВОПРОС 18. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Правилами подготовки документов к сдаче в архив предусмотрено полное или частичное оформление дел. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает:

подшивку или переплет дела; Подшивка дела Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз. Металлические скрепления удаляются. При наличии в деле особо ценных документов, невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Личные карточки Т-2 на уволенных за год работников подбираются по алфавиту фамилий и подшиваются в дело. Личные дела уволенных за год работников формируются в одно дело. Каждое дело отделяется от другого листом бумаги с надписью ФИО. К таким объединенным делам составляется внутренняя опись. Невостребованные трудовые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в коробках, на которых указывается год и кол-во книжек. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела- бланки форм для внутр. описи документов дела.

Нумерация листов в деле. Листы каждого дела при подготовке к сдаче в архив нумеруются для обеспечения сохранности документов. Нумеруются все листы арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста (карандаш). Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Сложенный лист разворачивается. Лист, подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Подшитый конверт в деле нумеруется и вложение в нем тоже.

- составление заверительной надписи дела; заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, где указывается цифрами и прописью кол-во пронумерованных листов дела и отдельно через знак + кол-во листов внутренней описи. Оговаривается наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров, номера листов с фотографиями, номера крупноформатных листов. Подписывается ее составителем.

- составление внутренней описи документов дела; для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного хранения (особо ценные, личные и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела. Необходимость составления ее определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, инструкциями и положениями. Опись содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается кол-во док-тов и листов внутренней описи. Подписывается ее составителем.

- оформление обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела). На обложке дела указывают наименование орг-ции и ее подчиненность, наименование структ.подразд-я, индекс дела, номер дела по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, аннотацию к документам дела, дату дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. На обложке ел постоянного хранения предусматривается место для наименования госуд.архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведом.архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК арх.учреж-я. При оформлении обложки дел наименование орг-ции указывается полностью (в скобках сокращенное наименование). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел орг-ции, согласованной с ЭПК арх.учреж-я. В заголовках дел, содержащих копии док-тов указывается их копийность. На обложке дела обязательно указывается дата дела – год заведения и окончания дела в делопроизводстве (не указывается на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты). Число год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

Опись дел – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного временного хранения, по личному составу, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов, служебные ведомственные издания. Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумерацией. В делопроизводстве описи дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации, заведенные в каждом календарном году. Если при проведении экспертизы ценности обнаруживается отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел, розыск. Обнаруженные дела включаются в опись. При составлении описи дел для структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

1.каждое дело вносится в опись под самостоятельны порядковым номером

2.систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел

3.присвоение номера описи проводится ведомственным архивом

4.графы описи заполняются в точном соотсветствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

5.при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словом «то же».

6.графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается кол-во дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем, рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем структ.подраз-я.

В ведомст. архив дела по личному составу передаются только по описям. Передача дел в вед.архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структ.подразделений и утвержденному руководителем орг-ции. в период подготовки дел к сдаче в вед.архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел. Недостатки устраняются. Прием каждого дела производится заведующим вед.архива в присутствии работника структ.подразд-я. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи сдававшего и принимающего дела. При приеме особо ценных документов проверяется количество листов в делах. В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве (цифрами и прописью) фактически принятых дел, отсутствующих дел и дате передачи в архив.