Контроль за сроками исполнения документов ведет служба ДОУ, а в небольшой фирме - секретарь

В сроковом контроле можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля является текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминая исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками документов – это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков – докладывает об этом руководителю.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя Сотрудник имеет еще время для решения вопроса. В ходе предупредительногоконтроля составляются сводки.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплине и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежеквартально, ежемесячно).

Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом.

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков должен быть помещен в инструкцию по делопроизводству организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных актах. После их включения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили. Приостановить исполнение документа или отменить его имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее, или вышестоящее руководство.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по ДОУ.