Особенности документирования деятельности коллегиальных органов

Протокол можно отнести и к информационным документам (со­держит информацию об обсуждении какого-либо вопроса), и к рас­порядительным, т. к. содержит постановляющую часть.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.). Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр вхо­дят следующие реквизиты: наименование организации (структурно­го подразделения), указание вида документа - ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата события, которое протоколиру­ется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12-14.01.2004. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (за­седание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие (общее количество: если больше 15 фамилии не указываются) и повестка дня, и основ­ной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печата­ется через два интервала после заголовка, прямо от полей с про­писной буквы. Затем после тире указывают инициалы и фамилию, Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствую­щих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то ука­зывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение (по степени сложности). Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии и должности докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и таким образом текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с абзаца.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписываете председателем и секретарем.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. О том, какую форму вести решает руководитель организации.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступившего (докуладчика) и тема его выступления. В полной форме – фамилия и инициалы, содержание его доклада. Если текст доклада представлен в письменном виде, то после указания темы выступления в скобках делют отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких указывают только фамилии лиц, выступиыших в обсуждении, в полных фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Оно д.б четким, кратким точным, также указывается количество голосов «за», «против», «воздержавшихся» и список не участвовавших в голосовании.

Система плановой документации

Результаты планирования фиксируются в плановых докумен­тах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составля­ются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, Федеральные планы, программы, генеральные схемы разраба­тываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты до их представления в Правительство РФ на утверждение в обязатель­ном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересо­ванными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства РФ.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем федерального органа ис­полнительной власти (министерства или ведомства) и являются обяза­тельными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляет­ся соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как прави­ло, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.

Плановые документы разрабатываются руководителями орга­низаций с привлечением квалифицированных специалистов и обя­зательно проходят стадию согласования и утверждения.

Программа — плановый документ, отображающий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к програм­ме, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обяза­тельными реквизитами программы являются: наименование орга­низации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.

Программа подписывается руководителем подразделения, ответ­ственного за разработку программы. Утверждаются программы ру­ководителем вышестоящей или данной организации или коллеги­альным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).

План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обяза­тельными реквизитами плана являются: наименование организа­ции, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятии подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.