Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
1. Оформляется после издания приказа о приеме на работу:
- на руководящих работников;
- на специалистов;
- на материально-ответственных лиц
2. Состав документов определяется в зависимости от того:
- какая должность
- в какой службе работает
- какова специфика работы
3. Перечень документов личного дела и последовательность, начиная с первого при оформлении личного дела Работа № 56 в Рабочих тетрадях по делопроизводству:
1) внутренняя опись документов дела в Работе № 58
2) Дополнение к ЛЛУК или к анкете Работа № 60 в РТД
3) ЛЛУК или анкета – Работа № 57 в РТД
4) автобиография
5) копии документов об образовании
6) характеристика или рекомендательное письмо
7) заявление о приеме на работу
8) контракт
9) копия приказа о приеме на работу
далее в хронологической последовательности
4. Пополняется в течение трудовой деятельности личное дело следующими документами:
1) Подтверждающие изменение анкетно - биографических данных работника:
- копия свидетельства о браке
- копия диплома
- копия свидетельства о расторжении брака и пр.
2) Характеризующие деловые качества работника:
- характеристики, отзывы
- представления о поощрении
- аттестационные листы
- копи актов ревизии и пр.
Выписки из приказов о переводах, поощрениях и пр. НЕ ВКЛЮЧАЮТ в личное дело, так как эти сведения вносят в ДОПОЛНЕНИЕ К ЛЛУК – заполняется на бланке и трудности в заполнении не вызывает
5. Срок хранения личных дел – длительный, поэтому в него не включаются документы со сроком хранения менее 10 лет:
- справки с места жительства
- медицинские справки и пр.
6. Все документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке
7. Документы, включаемые в личное дело должны быть оформлены надлежащим образом, то есть
- копии – имеют отметку о заверении
- выписки из документов – имеют отметку о заверении
- исполненные – имеют отметку об исполнении и направлении в дело
- наличие всех реквизитов, характерных для каждого документа
8. При подготовке личного дела в архив
- в конце дела помещается ЛИСТОК-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (Работа № 59)
9.
Номер л\д ________
Фамилия, имя, отчество работника _____________ ________________________________________
Дата заведения л\д _________________________
Дата передачи в архив л\д ___________________
ОТМЕТКИ О ВЫДАЧЕ
| Дата выдачи
| Кому выдано
| Роспись в получении
| № телефона
| Дата возврата
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
Регистрируются все личные дела в КНИГЕ УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ (или на карточках в картотеке), поэтому:
- имеют номер, который выносится на папку, где хранится личное дело
- если работник увольняется, его личное дело из этой папки изымается и помещается в архив, а в эту папку вкладывается личное дело вновь поступившего работника под тем же номером
- карточка регистрации может иметь следующую форму
- в журнале регистрации те же графы, что и на карточке, но вместо «ДАТА ЗАВЕДЕНИЯ» - ДАТА ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ; вместо ДАТА ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ – ДАТА СНЯТИЯ С УЧЕТА
10. Выдача личных дел во временное пользование
- только должностным лицам, предусмотренным распоряжением руководителя
- не выдается работнику, на которого оно заведено
- при выдаче л\д в карточку вносится запись (если регистрируем в журнале, то должна быть заведена контрольная карточка)
11. При работе с личным делом, выданном во временное пользование
- нельзя исправлять или дополнять записи
- извлекать документы из л\д
- помещать новые документы
- разглашать сведения, содержащиеся в л\д
12. Если необходимо извлечь документ из л\д
- делает работник, ответственный за ведение л\д
- по письменному указанию руководителя (это может быть резолюция на запросе)
- на место изъятого документа подшивается заверенная копия
- в заверительной надписи делается соответствующая пометка
13. Если необходимо выслать л\д
- по письменному распоряжению руководителя
- в карточке указывается + ко всему № сопроводительного письма
14. Хранение личных дел
- хранят в ОК или у секретаря отдельно от ТК и Т-2
- в сейфах
- в нумерационном порядке
- только на работников работающих, остальные – в архиве в алфавитном порядке
15. Ответственность за хранение л\д
- в больших организациях – начальник ОК
- в маленьких – руководитель
16. Проверка наличия и состояния л\д
- 1 раз в год
- если выявлены недостатки, составляется акт и доводится до сведения руководителя
- отметка о проверке л\д делается на Дополнении к ЛЛУК и имеет форму:
«Личное дело проверено»
00.00.0000
Секретарь Соколова И.О. Соколова
ОСОБЕННОСТИ ЗАПОЛНЕНИЯ ЛЛУК
1. Общие правила заполнения
- заполняется от руки самим работником при оформлении на работу
- проверяются сведения секретарем или работником ОК
- заполняется на основании документов:
паспорт
ТК
военный билет
документы об образовании и пр.
- на все вопросы даются полные ответы, без сокращений, исправлений, помарок
- прочерки не ставят, а пишут слово «НЕТ» или «НЕ ИМЕЮ»
- изменения в сведениях о работнике, происшедшие после заполнения ЛЛУК в него не вносят, а записывают в ДОПОЛНЕНИЕ К ЛЛУК
вопросы для контроля
1. От чего зависит состав документов личного дела?
2. Какова последовательность расположения документов в личном деле при приеме на работу и после заведения личного дела?
3. Каковы требования к заполнению ЛЛУК?
4. В каком документе отражаются изменения, произошедшие после заполнения ЛЛУК?
5. Каков порядок хранения и выдачи личных дел?
6. Каковы требования, предъявляемые к документам, включаемым в личное дело?
