Значение ГСДОУ для развития системы ДОУ в советский период.

 

ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

ГСДОУ призвана упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система включает различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который содержит основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

ГСДОУ необходимо представлять как систему взаимосвязанных многоаспектных, крупных подсистем. К ним относятся: организационное обеспечение ДОУ; нормативная база; документирование управленческой деятельности (состав управленческих документов, стандартизация документов и их отдельных групп); техническое обеспечение ДОУ. По существу систему можно представить как единый комплекс автоматизированного документирования (текстового редактора): автоматизированного документооборота (электронная почта), автоматизированной ИПС (автоматизированные картотеки, классификаторы и т.д.) и автоматизированного хранения и использования документов (автоматизированная номенклатура дел, описи дел и т.д.).

В первом подразделе первого раздела "Основные положения" раскрываются понятия и сфера распространения ГСДОУ.

Во 2 разделе определяется, что документационное обеспечение управления (делопроизводство) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ГСДОУ установлены межотраслевые единые требования к документированию информации на различных носителях, порядку ее идентификации, а также к формированию государственных информационных ресурсов и организации использования.

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

 установлению ответственности за документационное обеспечение;

 видовому составу управленческих документов;

 оформлению документов;

 организации документооборота;

 построению информационно-поисковых систем;

 организации пользования документами;

 правилам хранения документов.

В разделе "Документирование управленческой деятельности" на наш взгляд наиболее важным и относительно новым является подраздел по разработке табеля форм документов в организации, который логически должен дополнять инструкцию по ДОУ.

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Организация документооборота в ГСДОУ построена по традиционной схеме деления потоков документации в организации на поступающие, внутренние и отправляемые. Особенностями данного раздела являются положения по обработке документов на нетрадиционных носителях.

В подразделе «Информационно-поисковая система по документам организации» основное внимание уделяется правилам регистрации и индексирования документов.

Существенную роль в организации ИПС играет организация контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях

В ГСДОУ изложены традиционные вопросы организации хранения документов: составление номенклатур дел и формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, описание дел, организация хранения дел, обеспечение сохранности документов.

Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.

В структурном подразделении соблюдение правил документационного обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.