Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицам, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Документ создается, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией, издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпустившее документ обязаны:

ü Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства

ü Издавать документы в пределах своей компетенции

ü Соблюдать правила составления и оформления документов.

Документы принято классифицировать.

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классифицируют документы по следующим признакам:

ü По способу документирования:
- рукописные
- электронные
- графические
- кино, фото и фонодокументы;

ü По сфере использования:
- организационно-распорядительные
- финансово-бухгалтерские
- научно-технические
- по труду
- отчетно-статистические

ü По месту составления:
- входящие,
- исходящие
- внутренние

ü По грифу ограничения доступа:
- открытые (несекретные
- с грифом ограничения доступа

ü По происхождению:
- официальные
- личные

ü По форме изложения:
- индивидуальные
- трафаретные
- типовые

ü По срокам хранения:
- постоянного хранения
- долговременного хранения (свыше 10 лет)
- временного хранения (до 10 лет)

ü По степени подлинности документы принято делить на:
- Черновой документ, документ изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с ПК, отражающий работу автора над его содержанием. Он содержит только текст и не обладает юридической силой
- Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написанный без помарок и исправлений. Он также не обладает юридической силой.
- Чтобы документ обладал юридической силой необходимо, чтобы документ содержал сведения, подтверждающие его достоверность, это - подлинный документ. Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
- Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия не имеет юридической силы, если она не получила специального удостоверения. Отметки о заверении копий.
- Дубликаты – повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

В управлении существует разделение труда: различные специалисты и различные структурные подразделения выполняют различные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, то есть присущими любому аппарату управления, например, планирование, учет и отчетность, финансирование и др.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, с помощью которых реализуется та или иная функция управления.

Документы, в которых фиксируется та или иная управленческая функция составляют систему документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительная документация – это письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

То есть все управленческие функции фиксируются в однотипных документах. Чтобы легче было обрабатывать однотипные документы, их приводят к единому стандарту – образцу, эталону. Этот процесс называется стандартизацией.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований, способствующий улучшению качества документа.

Стандартизация сложный процесс, в который как составной элемент входит унификация документов.