Регистрация и контроль за исполнением документов

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

· постановку документов на контроль;

· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

· формализованный контроль своевременного исполнения;

· контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию:

· контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам:

· контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

· контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

· контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Многоуровневость контроля объясняется тем, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Контроль фактического исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют руководитель учреждения, его заместители, руководители структурных подразделений.

Основные задачи системы срокового контроля за исполнением документов:

– формирование справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям;

– корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;

– информирование руководителей, специалистов (исполнителей) и сотрудников службы ДОУ о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;

– напоминание руководителям, исполнителям и контролирующим лицам и подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

– фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов;

– анализ уровня исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Контроль исполнения документов включает в себя две обязательные составные части: предупредительный контроль и контроль последующий.

Предупредительный (текущий, оперативный) контроль оказывает активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения.

Последующий (итоговый) контроль проводится службой ДОУ или секретарем-референтом периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях учреждения по результатам предупредительного контроля. Одновременно проверяется исполнение документов, не поставленных на контроль.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы.

Состав наиболее массовых категорий предупредительного контролируемых документов закрепляется в специальном перечне, который входит в качестве приложения в инструкцию по ДОУ учреждения.

При традиционной технологии контроля в перечень обычно включаются 30 – 40 % документов, требующих индивидуального наблюдения за ходом исполнения, так как все документы проконтролировать в этом режиме практически невозможно. Отсюда понятия «выборочный контроль» и «сплошной контроль». Автоматизация контрольных операций дает возможность значительно увеличить процент индивидуально контролируемых документов и подойти к решению проблемы сплошного контроля.

Срок исполнения документов может быть типовым и индивидуальным. Типовой срок указывается в перечне документов, подлежащих обязательному контролю. Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов 10 – 15 дней, предложений, заявлений и жалоб граждан от 15 дней до одного месяца. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

Индивидуальный срок исполнения документа определяется руководителем и фиксируется в резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте.

Срок исполнения – это конечная дата работы над документом. Срок исчисляется в календарных днях:

· для входящих документов – с даты поступления документа в учреждение (с даты, указанной в регистрационном штампе);

· для отправляемых и внутренних документов – с даты их подписания или утверждения;

· для решений коллегиальных органов – с даты заседания или совещания;

· для устных распоряжений – с даты их отдачи.

Продление срока исполнения документа допускается с разрешения учреждения или руководителя, установившего этот срок.

В основе построения технологических процедур контроля исполнения документов лежит применяемая в учреждении система регистрации документов и ведения справочно-информационного банка данных по документам (традиционная, автоматизированная и смешанная). В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа:

этап постановки документов на контроль;

этап ведения контроля;

этап снятия документов с контроля;

этап анализа исполнительской дисциплины.