Создание перекрестного запроса с помощью Мастера запросов

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке.

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.

Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.

Создадим перекрестный запрос с помощью Мастера запросов, для запроса на основе ранее сделанного Запрос_а:

c) Фамилия_Агента, Количество договоров, Общая сумма всех договоров по каждому клиенту.

Для этого необходимо выполнить:

1. В диалоговом окне базы данных нажмите на кнопку «Запросы».

2. Нажмите на кнопку «Создать». На экране появится диалоговое окно «Новый запрос».

3. В диалоговом окне «Новый запрос» выберите в списке пункт «Перекрестный запрос» и нажмите на кнопку «OK». На экране появится диалоговое окно «Создание перекрестных таблиц».

4. В диалоговом окне «Создание перекрестных таблиц»

Выберите в списке имя таблицы, на основе которой будет построен перекрестный запрос. Поскольку в нашем случае эта таблица - запрос (Запрос_а), нужно установить во включенное состояние кнопку выбора «Запросы», а затем выбрать в списке запрос Запрос_а. Для перехода к следующему этапу нажмите на кнопку «Далее >». После этого будет открыто следующее диалоговое окно «Создание перекрестных таблиц».

5. В данном диалоговом окне в списке «Доступные поля» выберите поле, уникальные значения которого будут отождествляться со строками перекрестного запроса (т.е. что пойдет по вертикали). В нашем случае это поле Фамилия_Агента. Названия строк перекрестного запроса можно составить из нескольких полей. При этом значения будут не сцеплены как строки, а размещены в параллельных столбцах. Выделите в списке «Доступные поля» имя поля Фамилия_Агента. Затем нажмите на кнопку «>». После этого имя поля Фамилия_Агента будет добавлен в список «Выбранные поля». Обратите внимание на иллюстрацию в нижней части диалогового окна. Нажмите на кнопку «Далее >».

6. В следующем диалоговом окне «Создание перекрестных таблиц». Выберите поле, значения которого будут отождествляться со столбцами перекрестного запроса (что пойдет по горизонтали). В нашем случае это поле НаименованиеКлиента. Нажмите на кнопку «Далее >».

7. Теперь в очередном диалоговом окне «Создание перекрестных таблиц» нужно выбрать, значения какого поля и каким образом будут образовывать значения в ячейках на пересечении строк и столбцов перекрестного запроса. В списке «Поля» выберите поле Сумма договора, а в списке «Функции» - функцию Сумма. Обратите внимание на переключатель в левой части диалогового окна. Если он установлен во включенное состояние, для каждой строки будет рассчитано итоговое значение. Итоговые значения размещаются в отдельном столбце. Установите этот переключатель во включенное состояние, если он выключен. Нажмите на кнопку «Далее >».

1. В очередном и на этот раз последнем диалоговом окне «Создание перекрестных таблиц» наберите в поле название запроса - Запрос_а_перекрестный.

Установите во включенное состояние кнопку выбора «Просмотреть результаты запроса» (иначе запрос сначала откроется в режиме конструктора). Нажмите на кнопку «Готово».

9. Итак, мы получили перекрестный запрос. Дальше его можно перенести в Microsoft Excel и построить по нему графики и диаграммы, иллюстрирующие динамику и структуру продаж.

Задание для самостоятельной работы

Создать для базы данных (БД) рассмотренной в главе Нормализация (Товар-Накладная) запрос, содержащий информацию: Имя заказчика, телефон и расчетный счет, отсортированную по имени заказчика.