Основи роботи з текстовим процесором. Форматування документів

 

Текстовий редактор Word можна запустити декількома способами: за допомогою ярлика програми чи документа, офісної панелі, пункту Програми головного меню.

Розглянемо основне меню програми. Командами Файл => Відкрити відкривають існуючий документ, а Файл => Новий — створюють новий. Відкриється вікно текстового редактора, що міститиме вікно документа з назвою, наприклад Документ1.

Вікно програми складається з:

— рядка, в якому є назви програми і документа та кнопки керування вікном програми;

— рядка основного меню з кнопками керування вікном документа;

— панелей інструментів і лінійки, якщо вони ввімкнені;

— робочого поля документа зі смугами прокручування і кнопками завдання вигляду документа (у лівому нижньому куті);

— рядка статусу, що містить деякі відомості про поточну сторінку документа.

Налаштування редактора. Наявність у робочому полі І-подібного (текстового) курсору дає змогу вводити текст. Однак часто перед першим сеансом користувач готує середовище до роботи. За допомогою команд основного меню або кнопок панелей інструментів він може задати потрібні параметри (режими) функціонування програми. Найчастіше виконують такі підготовчі дії:

— вмикають панелі інструментів і лінійку (Вигляд);

— задають параметри сторінки: її розмір і поля (Файл => Параметри сторінки);

— вибирають вигляд документа (Вигляд);

— задають розмір абзацного відступу;

— задають назву шрифту, розмір символів, спосіб вирівнювання тексту тощо;

— вмикають чи вимикають засоби автоматичного перевіряння правопису;

— присвоюють паролі документу, якщо його треба захистити.

Перш за все варто ввімкнути лінійку, а також увімкнути потрібні і вимкнути зайві панелі інструментів. Увімкнути чи вимкнути панелі інструментів можна за допомогою команди Панелі інструментів з пункту основного меню Вигляд. Найчастіше користуються такими панелями: Стандартна, Форматування, Рисування.

Підсвічена (натиснута) кнопка на панелі чи в меню відповідає увімкненому режиму, а сіра (ненатиснута) — вимкненому.

Є декілька способів відображення документа на екрані (пункт Вигляд): звичайний, електронний, розмічений, структурований, головний документ. Для введення тексту задають звичайний або розмічений вигляд. Зручним для перегляду документа є електронний вигляд — документ побачите таким, яким він буде на Web-сторінці. Для перегляду заголовків великого документа (звіт, книжка тощо) призначені режими Структура і Головний документ.

Лінійку вмикають (команда Лінійка), щоб простежити за горизонтальними і вертикальними розмірами робочого поля сторінки, задати відступ тексту від лівого краю поля (нижній лівий трикутник), відступ від правого краю (нижній правий трикутник), абзацний відступ у першому рядку (верхній трикутник), позиції і види табуляції (до лівого краю, до правого краю, до і центру, відносно десяткової крапки) тощо. Відступи у поточному абзаці чи вибраному тексті регулюють, перетягуючи на лінійці трикутники і символи табуляції мишею. Інші параметри функціонування програми задають на закладках діалогового вікна команди Параметри, що є у пункті Сервіс.

Елементами діалогового вікна є закладки, текстові поля, кнопки, поля-списки, поля-лічильники, вимикачі, радіокнопки тощо. Розглянемо правила роботи користувача з діалоговими вікнами (вони для Windows-програм однакові).

Щоб розгорнути закладку, на її назві треба клацнути мишею. Не натискайте внизу на кнопку ОК (чи Готово), доки не переглянете усі потрібні закладки, бо завчасно закриєте діалогове вікно.

У текстове поле вводять текст. Для цього треба клацнути у ньому, щоб з'явився І-подібний курсор.

Якщо праворуч від поля списку є кнопка , то клацнувши на ній, отримаємо список назв чи дій, з якого можна вибрати потрібну. Якщо у полі лічильника є число, а поруч дві кнопки-штовхачі , то клацаючи над ними, можна збільшити або зменшити значення цього числа.

Параметр (режим) може бути або заданий (увімкнений) або незаданий (вимкнений). Параметри згруповані на закладках за призначенням і бувають незалежні та залежні.

Для ввімкнення чи вимкнення параметра треба клацнути у полі його вимикача (прямокутник □, це незалежний параметр) чи радіокнопки (кружечок О, залежний параметр).

Незалежні параметри з деякої групи можуть бути задані одночасно. Ввімкнений режим буде позначений пташкою у прямокутнику . Серед залежних режимів увімкненим може бути тільки один. Він зображається чорним кружечком у колі .

Якщо деякі параметри та режими треба задати не лише для поточного, але й для документів, які створюватимуться у майбутньому, то потрібно натиснути на кнопку За замовчуванням (якщо є така кнопка). Відмовитися від щойно зроблених змін у діалоговому вікні можна натиснувши на кнопку Відмінити.

Задавши чи перевіривши значення параметрів, закрийте діалогове вікно. Лише після закриття діалогового вікна можна продовжити роботу.

Увімкнувши панелі інструментів та лінійку (якщо вони були вимкнені), задавши та перевіривши значення параметрів, можна вводити текст. Нагадаємо основні правила введення текстів:

— не натискайте на клавішу вводу для переходу на новий рядок;

— не натискайте на клавішу пропуск для створення абзацних відступів і центрування тексту;

— не натискайте на клавішу Back space, щоб перемістити курсор до позиції з помилкою;

— щоб отримати велику букву, натисніть на клавішу Shift;

— стежте, щоб не була натиснута клавіша Caps Lock, інакше усі букви будуть великими;

— пам'ятайте, що наступний абзац (після натискання на клавішу вводу) успадковує вигляд (стиль) попереднього.

Розглянемо найважливіші дії, які можна виконати над текстовим документом. За допомогою команд з пункту Файл чи кнопок стандартної панелі інструментів, що їх дублюють, можна:

— створити новий (Створити новий, Ctrl+N),

— відкрити старий (Відкрити, Ctrl+О),

— зберегти на диску (Зберегти, Ctrl+s),

— зберегти з новою назвою (Зберегти як...),

— закрити (Закрити),

— друкувати (Друкувати, Ctrl+P),

— задати параметри сторінки (Параметри сторінки) тощо.

Щоб надрукувати документ, потрібно виконати команду Друкувати з меню Файл, або натиснути на комбінацію Ctrl+P або на кнопку з зображенням принтера на стандартній панелі. У діалоговому вікні Друк слід задати тип принтера, обсяг матеріалу: одна сторінка, всі сторінки, сторінки з заданими номерами, лише виділений фрагмент, кількість копій, якість друку, додаткові параметри у разі потреби.

Закінчити роботу з редактором можна або засобами пунктів меню Файл => Вийти, або закривши усі вікна (Alt+F4). Під час зберігання файлу стежте, щоб файл був збережений не в будь-якій папці, а в папці, призначеній для даного документа. Для цього під час виконання команди Зберегти як... потрібно відкрити список Папка і вибрати у ньому потрібну папку на заданому диску.

Сформатувати текст означає надати йому такого вигляду, який потрібен користувачу або який має деякий зразок. Форматування виконують за допомогою кнопок панелі форматування або команд з пункту головного меню Формат. Вони дають змогу задати таке:

— стиль документа Звичайний чи інший;

— назву шрифту;

— розмір символів у пунктах (28 пунктів = 1 см);

— вигляд шрифту:

товстий (кнопка Ж),

курсив (К),

підкреслений (Ч);

— вирівнювання рядків абзацу:

до лівого краю,

до центру,

до правого краю,

двобічне;

— нумерований список;

— маркований (позначений) список;

— зсув фрагмента ліворуч;

— зсув фрагмента праворуч;

— фрагмент у рамці повністю або частково тощо;

— заливку кольором вибраного фрагмента;

— колір букв у вибраному фрагменті тексту.

Для форматування тексту його треба спочатку виділити. Цей текст буде виділений інверсним кольором. Текст виділяють так: клацають на початку фрагмента і перетягують мишею курсор над текстом або (без миші) переміщають курсор клавішами-стрілками, утримуючи натиснутою клавішу Shift.

Серед описаних дій найчастіше виконують дії задания назви, розміру та вигляду (накреслення) шрифту. Є декілька десятків Шрифтів: Arial, Kudriashov, Pragmatica, SchoolBook, System, Times New Roman (некирилізований), Times New Roman Суг (кирилізований). Якщо шрифт некирилізований, то замість українських (російських) букв користувач бачитиме незрозумілі символи. Щоб побачити текст, виділіть його і застосуйте кирилізований шрифт. Якщо перед назвою шрифту є символи ТТ, то це так званий True Type Font — розміри такого шрифту можуть бути будь-які. Розмір шрифту вибирають у відповідному числовому полі-списку або вводять у ньому потрібне число з клавіатури.

Розглянемо швидкі способи виокремлення елементів тексту:

— щоб виділити слово, треба клацнути на ньому двічі;

— щоб виділити рядок, потрібно клацнути в полі зліва від рядка;

— щоб виділити абзац, потрібно клацнути тричі;

— щоб виділити увесь текст (усі абзаци), треба виконати команду Вибрати все з пункту Редагувати або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+A.

До виділеного фрагмента можна застосувати додаткові ефекти перетворення шрифтів (Формат => Шрифти), зокрема, створення верхніх чи нижніх індексів, закреслень і підкреслень, контурів і тіней, інтервалів тощо, а також ефекти анімації: феєрверк, неонова реклама, мурашки, мерехтіння та ін.