Форми даних

У Microsoft Excel не слід робити нічого особливого для того, щоб використовувати перелік в якості бази даних. При виконанні характерних для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, підведення підсумків, Microsoft Excel автоматично розглядає таблицю як базу даних.

При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних, а також при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно використовувати форми даних. При звертанні до команди Форма меню Данные Microsoft Excel читає дані й створює діалогове вікно форми даних (рис. 1.10). У формі даних на екран виводиться один запис. При введенні або зміні даних у полях цього вікна змінюється вміст відповідних клітинок у базі даних.

Для використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена стовпців стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному стовпцю в таблиці. Форма даних автоматично розгортається так, щоб вивести на екран відразу всі поля в даній таблиці, до 32 полів за один раз. За допомогою смуги прокручування можна прокручувати записи в базі даних. Позиція виведеного запису вказується у верхньому правом куті. Пересуватись по полях форми можна за допомогою миші та клавіш Tab (вниз), Shift+Tab (вгору). Праворуч розташовані такі кнопки.

Добавить — очищує поля для введення нового запису бази даних. Якщо знову натиснути кнопку Добавить, то введені дані будуть додані як новий запис у кінець бази даних.

Удалить — видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені.

Вернуть — відновлює відредаговані поля у виведеному записі, видаляючи зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші Enter або перед переходом до іншого запису.

Назад — виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній запис із тих, що задовольняють заданому критерію.

Далее — виводить наступний запис у базі даних.

Критерии — очищає поля для введення критеріїв порівняння з операторами порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.

Правка — призначена для виходу з режиму введення критеріїв. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Очистить — видаляє існуючий критерій з вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Закрыть — закриває форму даних.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

Ø виділити клітинку в таблиці, до якої слід додати запис;

Ø у меню Данные вибрати команду Форма ;