КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ДОКУМЕНТ — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання й передавання її в часі та просторі.

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ — це поділ їх на класи за
найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла-
сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату
управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла-
сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи
(див. розд.10).

Документи класифікують за такими ознаками: спосіб фіксування
інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складення; строк виконання; походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; строк зберігання; рід діяльності та ін.

За способом фіксування інформації розрізняють такі
документи:

· письмові – текстові документи, зміст яких зафіксовано з допомогою письмових знаків: рукописні(письмові знаки змісту документа особа написала власноруч) та надруковані(письмові знаки змісту документа зафіксовано друкувальними пристроями);

· графічні – такі, зміст яких зафіксовано у вигляді рисунків, малюнків або креслень лініями, штрихами, світлотінню. Вони цінні своєю ілюстративністю;

· фотодокументи — такі, зміст яких зафіксовано з допомогою фотографічних засобів у вигляді окремих фотозображень.

· кінодокументи – такі, зміст яких зафіксовано з допомогою кінематографічних засобів і представлено у вигляді послідовно розміщених фотографічних зображень;

· відео документи – такі, зміст яких зафіксовано засобами відео записування;

· фонодокументи — такі, зміст яких зафіксовано будь-якою системою звукозаписування;

· електронні – такі,що створюються та використовуються в межах комп’ютерної системи.

За змістом документи поділяють на:

· організаційно-розпорядчі;

· фінансово-розрахункові;

· постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функції управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

· з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки працівників, трудові книжки, характеристики тощо);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

· накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки;

· інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани;

· службові листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

· типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов'язковий характер;

· трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опрацюванні економиться час;

· індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

· прості, що містять інформацію з одного питання;

· складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі;

· зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За строком виконання документи бувають:

· термінові, що виконуються у строки(до 7 діб), встановлені відповідним правовим актом, керівником підприємства(організації,установи,фірми), а також документи з позначкою «Терміново»;

· нетермінові, які виконуються у строки(понад 7 діб), визначені керівником підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

· службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

· офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто імені (скарги, заяви тощо).

За гласністю документа бувають:

· звичайні, які не містять інформації закритого характеру;

· з обмеженим доступом, що містять інформацію з обмеженим доступом(із грифом «Для службового користування (ДСК))», «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості», «Конфіденційно» тощо).

За юридичною силою документи поділяють на такі:

· справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

· фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

· оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

· копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені. Є такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, що залишається в адресанта);

· витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена);

· дублікат (повторно оформлений документ для використовування замість утраченого чи пошкодженого оригіналу, який має юридичну силу оригіналу).

За строком зберігання розрізняють:

· документи постійного зберігання;

· документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

· документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

· організаційно-розпорядча;

· первинно-облікова;

· планова;

· звітно-статистична;

· конструкторська;

· технологічна;

· банківська;

· фінансова;

· торговельна;

· зовнішньоторговельна;

· цінова;

· бухгалтерсько-облікова та ін.