Письмо-запрос. Итак, у вас есть проектная идея

Итак, у вас есть проектная идея. Но нет средств на ее осуществление. Вы определили круг потенциальных доноров, к которым намерены обратиться за поддержкой. Но возникает очередной вопрос: в какой форме это лучше сделать?

Чаще всего грантодатели дают сведения о наиболее для них приемлемой форме обращения. Если вам все е не ясно, как обращаться, можно:

· позвонить в фонд и объяснить суть проекта;

· подготовить и провести встречу с представителями фонда;

· направить в фонд письмо-запрос (можно по E-mail) с кратким описанием проекта и организации.

Письмо-запроc – наиболее распространенная и надежная форма обращения. Посылая подобный запрос, вы сможете проверить, интересна ли ваша идея потенциальному грантодателю, попадает ли ваш запрос в область его интересов. Фонд может ответить на ваш запрос и до того как вам предложат подавать полную проектную заявку, внести определенные предложения. По словам Бэва Браунинга, в 50 процентах случаев после получения письма-запроса, фонд предложит вам подавать заявку.

В письме вы представляете фонду свой проект в сжатом виде, что значительно экономит вам усилия и время, которые необходимые затрачивать при написании полной заявки. Д-р Клаудия Дуглас из Центрального университета Мичиган предложила удачный, на мой взгляд, подход к написанию письма-запроса:

1 абзац – Кто вы?

Представьте свою организацию. Опишите вашу миссию, целевые группы, географию деятельности. Скажите о том, что вы запрашиваете средства на реализацию конкретного проекта (указав название вашего проекта, если оно уже есть) и укажите, обращались ли вы ранее в этот фонд.

 

2 абзац – Почему именно этот фонд/организация?

Покажите, что вы знаете и понимаете приоритеты фонда. Объясните почему этот проект окажется для них интересным. Вы можете упомянуть о подобных проектах, которые фонд финансировал в прошлом и в каком отношении ваш проект соотносится с ними и в чем превосходит.

 

3 абзац – Проблема

Коротко, но четко сообщите о проблеме. Скажите о том, как вы собираетесь ее решать. В поддержку своих доводов можно привести краткие статистические данные.

 

4 абзац – Каков ваш план?

Кратко, в 3-5 предложениях, опишите свой план действий. “Донесите” цели/задачи своего проекта. Покажите где/когда будет реализовываться проект.

 

5 абзац – Почему предоставить финансирование именно вам?

Укажите, почему фонд должен оказать поддержку именно вам, почему вы как никто другой подходите для реализации данного проекта и поддержки со стороны данного фонда. Опишите свою квалификацию – географию, историю, ресурсы, опыт. Укажите, можно ли модель вашего проекта использовать в других условиях/регионах.

 

6 абзац – Сколько?

Укажите общий бюджет проекта, и сумму, которую вы запрашиваете. Описание бюджета в письме такого типа рекомендуется давать в виде общих категорий, на расписывая постатейно. Укажите любые другие источники финансирования.

 

7 абзац – Заключительная часть.

Выразите благодарность фонду за уделенное время. Предоставьте контактную информацию и укажите, намерены ли вы перезвонить позднее. Если у фонда нет конкретных ограничений, можно сопроводить письмо приложениями (брошюры, детальный бюджет/временные рамки запланированных мероприятий, и т.п.)

 

Обычно объем письма-запроса 2-3 страницы.

В качестве приложений к письму-запросу можно прислать:

- Финансовый отчет организации.

- Информацию об организации.

- Информацию о проектах организации.

- Ксерокопии публикаций об организации.

 

Получив ваше письмо-запрос, фонд либо пришлет вежливый отказ, либо предложит вам прислать аппликационную заявку на получение гранта. Если правила фонда того не запрещают, вы через некоторое время после отправления запроса можете узнать о результатах, посетив офис фонда или позвонив туда.

В любом случае, как только вы станете соискателем гранта, вам придется писать заявку на финансирование вашего проекта. От того, насколько грамотно вы это сделаете, зависит успех дела. Поэтому, при составлении заявок необходимо знать некоторые существенные моменты и придерживаться рекомендаций.