Оценка возможностей и альтернатив при выборе программного продукта для создания КИС организации

Как оценить экономический эффект от внедрения

Прямой экономический эффект

Внедрение информационных систем требуют не только немало усилий, но и солидных капиталовложений. Что же в результате получает организация? Как оценить экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота или системы автоматизации бизнес-процессов?

Эффективность работы, как известно, можно повышать двумя способами: сокращая затраты и повышая производительность. Внедрение системы электронного документооборота может решить обе эти проблемы.

Рассчитать прямой экономический эффект можно, проведя комплексное обследование предприятия и выявить набор измеряемых параметров, характеризующих критичные бизнес-процессы.

Эти параметры будут касаться, прежде всего, таких факторов как:

· Уменьшение площадей, отводимых для хранения документов

· Уменьшение затрат на копирование

· Сокращение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров

· Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде

· Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства)

Для анализа экономической целесообразности внедрения системы обобщим эти параметры и рассмотрим:

· Сокращение затрат на бумажные документы

· Повышение производительности труда;

Сокращение затрат на бумажные документы

Сокращение затрат на копирование и размножение документов является самым очевидным. Перевод хотя бы части документов в электронный вид позволяет существенно уменьшить затраты на бумагу, копировально-множительное оборудование, расходные материалы, содержание огромных архивов бумажных документов. Однако на практике этот экономический эффект является наименее существенным.

Только через некоторое время, когда пользователи адаптируются к новым методам работы и существенная часть документооборота будет реально переведена в электронный вид произойдет действительное сокращение затрат на бумажные документы

Причина этого – небольшие затраты современного предприятия на поддержание бумажного документооборота. Более того, далеко не все предприятия, внедрив электронный документооборот, сразу и полностью отказываются от бумажного. Только через некоторое время, когда пользователи адаптируются к новым методам работы и существенная часть документооборота будет реально переведена в электронный вид произойдет действительное сокращение затрат на бумажные документы. Существенный эффект от снижения таких затрат может быть только в достаточно крупных организациях с активным документооборотом.

Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.