Проектирование отчетов.Отчет представляет собой полученный на принтере выходной документ, предназначенный для конечного пользователя. Отчет – наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода информации на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами: · они предоставляют широкие возможности для группирования и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных; · отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, материалов для презентаций и других документов. Проектирование отчетов состоит из следующих этапов: 1. Проектирование содержания отчета; 2. Проектирование формы отчета; 3. Программное обеспечение формирования отчета. Проектирование содержания отчета. Состав показателей, включаемых в каждую выходную форму, устанавливается с учетом общей потребности управленческого персонала в информации по данному комплексу функциональных задач. Целесообразно предусмотреть получение нескольких экземпляров одной и той же выходной формы, чем проектировать ряд самостоятельных, но мало чем отличающихся по содержанию выходных документов. Объединение нескольких выходных показателей в одну сводку возможно, если они имеют ряд общих реквизитов-признаков и должны быть получены в одинаковые сроки. При проектировании содержания отчета необходим анализ процесса работы с ним конечного пользователя. В сложных случаях целесообразно составление инструкции по работе конечного пользователя с отчетом, и всегда необходимо согласование содержания отчета с будущим пользователем. Основное содержание отчета составляют реквизиты базы данных. Кроме того, при формировании отчета могут быть получены и включены в отчет вычисляемые реквизиты. Это такие реквизиты, которые не хранятся в записях базы данных, но могу быть получены с помощью выражения, содержащего несколько реквизиты одной записи. Примером такого вычисляемого реквизита является результат таксировки (перемножения цены на количество). В отчет могут быть включены результаты вычислений, охватывающие несколько записей базы данных. Обычно это промежуточные или окончательные итоги. Промежуточные итоги охватывают записи, предварительно сгруппированные по какому-либо признаку. Окончательные итоги охватывают все записи однородных объектов базы данных. Кроме подведения итогов по ряду записей, возможно вычисление среднеарифметического значения реквизита, нахождение его максимального или минимального значения и т.д. В отдельных случаях в ответ включается избыточная информация для контроля правильности этапа выдачи информации. Результатом проектирования содержания отчета является его реквизитный состав с указанием реквизитов базы данных и выражений для их вычислений (таблица 6). Таблица 6
Перейдем к проектированию формы отчета. Структура формы отчета, как и первичного документа, содержит заголовок, предметную часть и основание. Заголовок и основание печатаются иногда в виде отдельного титульного листа, который содержит следующую информацию: наименование организации, название задачи, подписи и дату решения задачи. Предметная часть печатается в табличной форме, часто на нескольких страницах. Предметная часть не разлиновывается, а иногда и не разграфляется. Горизонтальными линиями выделяются лишь шапка таблицы и итоговые строки. Последовательность размещения реквизитов предусматривает упорядочивание реквизитов-признаков вдоль строки слева направо по убыванию их старшинства, то есть с начала следуют общие признаки. Реквизиты-основания упорядочиваются вдоль столбца по возрастанию старшинства итогов. Ширина столбцов таблицы должна учитывать разрядность наименований и значений реквизитов, интервалы слева и справа от реквизита, наличие вертикальных линий. Возможно сокращение наименований в соответствии с издательскими стандартами. Для удобства восприятия данных отчета могут использоваться диаграммы и другие виды машинной графики. По спроектированной форме отчета могут быть заказаны типографские бланки высокого качества, в которые впечатываются лишь результаты расчетов.
|
