Электронный экземпляр документа. Файлы документов и их версии

СЭД РСХН поддерживает работу с текстами документов, хранящимися в виде файлов и их версий. Тексты документа прикрепляются к РК в виде одного и нескольких файлов. Файлы в свою очередь могут быть представлены в виде одной (минимально) или нескольких версий (количество версий практически не ограничено). По каждому файлу или версии ведется учетная информация. Файлы одного документа могут быть разного формата, то есть могут иметь разные расширения: таблицы, текстовые файлы и т.д. Версии файла могут иметь только одинаковое расширение.

Файл документа СЭД РСХН (файл СЭД РСХН) – файл операционной системы, сохраненный в СЭД РСХН, и характеризующийся информацией о версиях и статусом взаимоотношения с другими файлами документа (при их наличии).

Версия файла СЭД РСХН – вариант файла (первоначальный или последующий). Первоначальная (первая) версия создается при добавлении файла. Вторая и последующие версии образуются только в результате редактирования файла (версии файла).

Актуальная версия файла – последняя по времени версия (доступна для редактирования). Все предыдущие версии доступны для редактирования только в окне просмотра версий файла. Все другие операции с файлом, если не указан номер версии, производятся над последней версией, или над версией с максимальным номером.

Электронный экземпляр документа – совокупность версий файлов документа по состоянию на определенный момент времени.

Актуальный электронный экземпляр документа – совокупность последних версий файлов документа. В системе в любой момент времени поддерживается актуальный электронный экземпляр документа.

Ретроспективный электронный экземпляр документа – электронный экземпляр документа, отличный от актуального, образующийся с использованием не последних версий документа.

Список файлов представляет собой информацию об организации текста документа в виде файлов и статусах каждого из файлов по отношению к другим файлам и документу.

Список версий одного файла представляет собой информацию о версиях (вариантах) файла.

Статус файла – атрибут файла, характеризующий его отношение к другим файлам документа и устанавливающий некоторые правила работы с данным файлом. Например, файлы с некоторыми статусами нельзя редактировать или удалять. Статус файла, принимаемый по умолчанию, присваивается файлу автоматически при его вводе в документ и может изменяться пользователем на основании списка статусов файлов.

Примечание:

Приведенные определения не применяются по отношению к составному документу (комплекту).