Студопедия — Документационное обеспечение деятельности предприятия
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Документационное обеспечение деятельности предприятия






Автоматизация подразделения «Техническое обслуживание и ремонт+3» позволяет поддерживать весь текущий документооборота с учетом местных условий, формировать банки данных социальные потребности, разрабатывать и контролировать выполнение индивидуальных программ реабилитации. Одной из подзадач автоматизации служб является передача данных в Региональный и Федеральный регистры, соответственно с этим формирование баз данных об потребностях должно строиться на единых принципах.

Программное обеспечение, созданное на базе СУБД Cache способно гибко реагировать на изменения нормативно-правовой базы, не зависит от организационной формы реализации службы Жилсервис и позволяет решать следующие задачи:

- формировать все необходимые документы, относящиеся к работе ЖКХ;

- обеспечивать одновременную работу разных пользователей с одним документом;

- обеспечивать возможность обмена информацией с внешними базами данных (независимо от их формата данных);

- представлять информацию в удобном для пользователя виде;

- обеспечивать возможность обработки информации для получения стандартных и произвольных форм отчетности;

- обеспечить сохранение целостности базы данных при сбоях в работе оборудования и ошибках пользователей.

- устранить возможные логические противоречия в существующих и вновь принимаемых документах и, соответственно, в выходных формах[3].

Структура базы данных автоматизированного подразделения «Техническое обслуживание и ремонт+3» определяется структурой его информационных связей. Наполнение баз данных и их внутренние логические связи обеспечивают полную информационную поддержку перечисленных выше задач.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в подразделении «Техническое обслуживание и ремонт+3» разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

- Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

- Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

- Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании

- Подписанных директором служебных записок.

- Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директора.

- Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

- Доведение резолюций директора до исполнителей.

- Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

- Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет[4].

 

 







Дата добавления: 2015-09-07; просмотров: 381. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Картограммы и картодиаграммы Картограммы и картодиаграммы применяются для изображения географической характеристики изучаемых явлений...

Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета...

Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...

Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса...

Этапы и алгоритм решения педагогической задачи Технология решения педагогической задачи, так же как и любая другая педагогическая технология должна соответствовать критериям концептуальности, системности, эффективности и воспроизводимости...

Понятие и структура педагогической техники Педагогическая техника представляет собой важнейший инструмент педагогической технологии, поскольку обеспечивает учителю и воспитателю возможность добиться гармонии между содержанием профессиональной деятельности и ее внешним проявлением...

Репродуктивное здоровье, как составляющая часть здоровья человека и общества   Репродуктивное здоровье – это состояние полного физического, умственного и социального благополучия при отсутствии заболеваний репродуктивной системы на всех этапах жизни человека...

Способы тактических действий при проведении специальных операций Специальные операции проводятся с применением следующих основных тактических способов действий: охрана...

Искусство подбора персонала. Как оценить человека за час Искусство подбора персонала. Как оценить человека за час...

Этапы творческого процесса в изобразительной деятельности По мнению многих авторов, возникновение творческого начала в детской художественной практике носит такой же поэтапный характер, как и процесс творчества у мастеров искусства...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.01 сек.) русская версия | украинская версия