Оперирование данными

 

Итак, вы заполняли таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого применим сортировку строк.

§ Выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные –Сортировка....

§ Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке «Сортировать» выберите «Отдел» и установите переключатель в положение «По возрастанию» (все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

Если же вы хотите, чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, то выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке «Затем» выберите «Наименование», установите переключатель в положение «По возрастанию».

Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

Вспомним, что нам ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные.

§ Выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных).

§ Выберите команду меню Данные – Фильтр – Автофильтр.

§ Снимите выделение с таблицы.

§ У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка со стрелкой (она не выводится на печать), позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком.

§ Раскройте список ячейки «Кол-во остатка», выберите команду Условие... и в появившемся диалоговом окне установите соответствующие параметры (>0).

§ Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Эту таблицу можно распечатать. Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу.

§ Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все.

§ Но и это еще не все возможности базы данных Excel. Разумеется, ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только «Отдел», «Наименование» и «Кол-во остатка».

Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть.

Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка.

Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат – Столбец – Скрыть.

§ Чтобы не запутаться в своих распечатках, вставьте дату, которая автоматически будет изменяться в соответствии с установленным на вашем компьютере временем (Вставка – Функция…, имя функции – «Сегодня»).

 

Упражнение 12. Знакомство с общими сведениями об управлении листами рабочей книги, удалении, переименовании листов. Формулы, имеющие ссылки на ячейки другого листа рабочей книги. Мастер диаграмм. Выделение ячеек таблицы, не являющихся соседними.

 

Подготовим ведомость на выдачу заработной платы (естественно, несколько упрощенный вариант).

Обратите внимание на то, что в нижней части экрана горизонтальная полоса прокрутки состоит из двух частей. Правая часть служит для перемещения по таблице (вправо, влево), а левая часть, содержащая ярлычки листов, позволяет перемещаться между листами.

 

По умолчанию рабочая книга открывается с 3-мя рабочими листами, имена которых Лист 1,..., Лист 3. Имена листов выведены на ярлычках в нижней части окна рабочей книги.

Щелкая по ярлычкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги.

Ярлычок активного листа выделяется цветом, к надписи на нем применен полужирный стиль.

Для выбора конкретного листа достаточно щелкнуть по его ярлычку мышью.

Для выполнения упражнения нам понадобятся только четыре листа:

§ на первом разместим сведения о начислениях,

§ на втором – диаграмму,

§ на третьем – ведомость на выдачу заработной платы,

§ а на четвертом – ведомость на выдачу компенсаций на детей.

Чтобы вставить дополнительный лист, установите указатель мыши на ярлычок последнего листа и сделайте щелчок правой кнопкой, выберите в меню Добавить, а на вкладке Общие шаблон Лист, нажмите кнопку ОК.

Удалить выделенные листы можно, вызвав команду контекстного меню Удалить или воспользовавшись командой горизонтального меню Правка – Удалить лист.

Теперь выглядывают ярлычки только четырех листов.

Активен (ярлычок выделен цветом) Лист 1. Именно на нем мы и начнем создавать таблицу.