Коммуникации и информация

Информационное обеспечение предполагает предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач и проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих эффективное распространение информации.

Иногда понятие «коммуникация» отождествляют с понятием «информация» или рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения управления. Однако, коммуникация – это явление социально-экономическое, проявление сущности человека, его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.

Коммуникация отражает такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиция. Именно они составляют основу коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует, передается благодаря коммуникации.

Но то, что коммуникация не является исключительно информацией, не означает, что коммуникацию можно противопоставить информации или понимать ее в отрыве от информации. Безусловно, информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и группы людей. Без информации невозможно было бы установление связей. Информация выступает как средство коммуникации.

Понимание коммуникаций как связей, основу которых составляют интересы и ценности, имеет большое практическое значение. Деятельность менеджера, занимающегося только диспетчеризацией информационных потоков, распределением и перераспределением информации, никогда не будет успешной. Ведь необходимы отбор и поиск информации, а для этого необходимо понимать, что люде соединяют интересы, а не информация. Информация эффективна тогда, когда она воспринимается в соответствии с определенными интересами, когда она понимаема и принимаема.

В практике управления информация понимается как совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования; новые сведения о состоянии управляемой системы; сведения, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего.

Восприятие информации как сообщений, снижающих неопределенность в отношении ожидаемых событий, позволяет определить нормы количества информации: если события ожидаются с большой вероятностью, то неопределенность невелика, и сообщение о том, что событие свершилось, доставляет мало новой информации. Напротив, сообщение о маловероятных событиях содержит большое количество информации. Если некоторое действие может иметь несколько равновероятностных последствий, то неопределенность тем больше, чем больше число и разнообразие таких последствий.

В качестве единицы количества информации используется бит – двоичная единица измерения количества информации, которая устраняет неопределенность, существующую при выборе одной возможности из двух равновероятностных. Сообщение об одном из двух равновероятностных событий будет содержать информацию, равную одному биту.

Информация, которая используется в управлении, весьма разнообразна и может классифицироваться по различным основаниям.

- по типу отражаемых отношений – технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая, психологическая.

- по масштабам отражаемого объекта – глобальная, общегосударственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная;

- по отраслям экономики – промышленная, сельскохозяйственная, социальная, транспортная. гуманитарная;

- по структурированности – систематизированная (по составу показателей адресности, периодичности, срокам передачи, форме представления), несистематизированная;

- по отношению к конкретному органу управления – внутренняя, внешняя, организационно-распорядительная (командная), информация состояния, информация согласования, отчетная;

- по характеру носителя информации – документированная для средств связи, вербальная.

Таким образом, содержание управленческой деятельности заключено в информации обо всех составляющих объектов управления, т. е. о процессах деятельности организации и процессах взаимодействия организации с внешней средой, а также в управляющих, информационных воздействиях на объекты управления. Таким образом, управленческая информация – это взаимосвязанная системная совокупность сведений, характеризующих состояние, поведение, динамику (развитие, функционирование, сокращение и т. п.) объекта управления (организационных процессов и элементов) и окружающей среды. Следовательно, управленческую деятельность можно, по сути, отождествлять с процессом переработки (сбора, преобразования, хранения, создания, передачи, уничтожения и т. п.) информации.

В связи с тем, что результат управленческой деятельности представлен в форме управленческих решений, информация в этой деятельности является одновременно предметом, средством, результатом деятельности. Так как управленческая информация – это предмет, средства, результат управленческой деятельности, то содержание управленческой деятельности можно рассматривать как совокупность процессов преобразования и движения информации, включающих в свой состав: поиск, получение, приобретение, сбор, отбор, анализ, хранение, переработку, отображение, размножение, передачу информации с целью разработки, принятия, утверждения, реализации управленческих решений.

Таким образом, анализируя или проектируя структуру документируемой информации, организацию процессов ее обработки, мы тем самым описываем структуру, содержание, технологию управленческой деятельности. Выражаются эти аспекты информации в системе документов, отражающих процесс управленческой деятельности – управленческие решения и методы, способы, приемы, операции и последовательность разработки, организации, реализации, координации, контроля, учета и анализа выполнения управленческих решений.