Функции управления БФ

В процессе управления БФ и объект, и субъект его последовательно выполняют след.ф-ции: планирование, организацию, регулирование, учет, контроль и анализ. В основе ФБФ лежат планы его развития. Планирование предполагает выбор цели, на достижение к-й направлено ФБФ. Прогнозирование: Реальность планов зависит от того, насколько в них учитываются ведущие тенденции в издании и распределении документов, их использовании абонентами б-к в близком и отдаленном будущем. БФ – одна из наиб. распространенных областей приложения прогнозного анализа. Предметом прогнозирования явл-ся верхний уровень БФ, БФ отдельных систем и сетей, и в особенности динамика объема и использования БФ, внешние и внутрибибл. факторы, влияющие на развитие БФ.

Планирование: на основе прогнозов сост. планы, к-е имеют директивный хар-р и обязательны для исполнения. Для БФ силу плана имеет модель фонда. Форма плана м.б. произвольной. Важно, чтобы в нем были отражены главные контрольные показатели на планируемый период, а также средства их достижения. Планируют показатели поступления документов в фонд и выбытия из него, объем комплектования и обработки, размещения и перемещения документов в системе фондов, смету расходов на комплектование.

Организация: с производственной т.зр. орг-ция БФ – это совок-сть процессов и опрераций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое. Под орг-цией БФ понимают и его структурное состояние. С этой т.зр. орг-ция фонда – это форма его существования, внутренняя стр-ра; это его арх-ра, анатомич. строение. От орг-ции зависит сохранность д-тов, удовл-ние запросов абонентов. В рез-те орг-ции обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейший признак.

Регулирование: регулирующая ф-ция закл-ся в измерении выходных параметров функционирования БФ, сравнении полученных рез-тов с моделью фонда и последующем управляющем воздействии на вход системы с целью корректировки заданного режима ее работы. Эту ф-цию вып. в основном процессы первичного и вторичного отбора д-тов, перемещение и перестановка фонда, перевод д-тов на иной уровень хранения. Регулирование ФБФ состоит в определении дальнейшей участи д-тов БФ.

Учет: учетная ф-ция означает получение, обработку, анализ, сист-цию и обобщение сведений о ходе реализации управленческих решений. Учет предст. собой отражение количественных и качеств-х рез-тов труда на всех производственных участках ФБФ. Полный учет производимой работы позволяет в конце года подготовить отчет о ней. Отчетность же служит важнейшим ср-вом контроля и анализа деят-ти по ФБФ.

Контроль: управляющие решения вырабатывают при постоянной оценке изменений, происходящих во внешней среде и в управляемой подсистеме. Тщательно сравнивают реальные параметры с заданными предварительно. Наиболее распространенной формой такого контроля явл-ся статистика книговыдач и отказов. Контролируют также производственную деят-ть сотрудников на всех участках технологической цепочки ФБФ, правильность пользования д-тами, составляющими БФ. Учет и контроль предст. собой элементы обратной связи в системе управления. С их помощью отраж-ся объективные процессы, происходящие в управляемой подсистеме, дается оперативная инф-ция о ее состоянии

Анализ: анализ действий субъектов УБФ позволяет обнаружить слабые места в системе УБФ и своевременно укрепить их. Анализ объекта УБФ представляет собой изучение задач б-ки, состава и интересов ее абонентов, состояния и использования БФ.

Перечисленные ф-ции УБФ взаимосвязаны и влияют друг на друга. Они реализуются на каждом уровне – как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его создания и развития.