Класифікація документівДокумент – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми. Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Документи поділяють за такими основними ознаками: ¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка; ¨ за походженням - службові та особисті; ¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні; ¨ за напрямком - вхідні та вихідні; ¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні; ¨ за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні, фото- та кінодокументи; ¨ за стадіями створення - оригінали та копії; ¨ за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання; ¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо. В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп: ¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції; ¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази; ¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо; ¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо; ¨ офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.
|
