Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості

Інвентаризація з дебіторами і кредиторами полягає у звіренні документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обгрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Комісія встановлює терміни виникнення заборгованості за цими рахунками, реальність заборгованості і винних осіб, у випадках пропуску термінів позовної давності (пункт 11.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного казначейства №184 „Про затвердження Змін до Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу” від 05.10.2005).

Усім дебіторам установи – кредитори повинні передати дані про їхню заборгованість, які пред’являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальної заборгованості. Дебітори зобов’язані протягом десяти днів з дня отримання документального підтвердження підтвер-дити заборгованість або заявити свої заперечення.

На рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами повинні залишатися тільки узгоджені суми. Якщо до кінця звітного періоду не вдалось усунути виниклі розбіжності або невстановлені розбіжності, то розрахунки з дебіторами і кредиторами показуються кожною зі сторін у своєму балансі в сумах, які виходять з їх бухгалтерських записів і визнані нею правильними.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:

1) правильність розрахунків із банками, з фінансовими, податко-вими органами, державними цільовими фондами, з вищою установою, іншими установами, а також зі структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси;

2) заборгованість підзвітних осіб, а також правильність і обгрунто-ваність сум заборгованості з недостач і крадіжок та вжиті заходи про стягнення цієї заборгованості;

3) правильність і обгрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованості, включаючи суми кредиторської і депонентської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув;

4) реальність заборгованості робітникам і службовцям із заробітної плати, з розрахунків із робітниками і службовцями про безготівкові перерахунки;

5) вжиття заходів для стягнення дебіторської заборгованості у вста-новленому порядку.

З метою встановлення єдиних вимог щодо порядку оформлення та надання матеріалів на списання дебіторської та кредиторської за-боргованості, строк позовної давності якої минув, розроблено відпо-відний Порядок.

Цей Порядок визначає механізм подання необхідних документів для отримання дозволу на списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, а також особливості оформлення матеріалів на списання простроченої дебіторської заборгованості.

Навчальним закладам та установам, підпорядкованим Міністерству освіти і науки України, для списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, необхідно щоквартально надавати такі матеріали.

1) Лист-звернення.

2) Акт інвентаризації кредиторської заборгованості довільної форми, в якому зазначається:

сума кредиторської заборгованості, яка є безнадійною для погашення;

назва кредитора та його місцезнаходження;

дата виникнення заборгованості;

причини, що призвели до простроченої заборгованості;

перелік заходів, які були вжиті для її ліквідації.

Акт складається інвентаризаційною комісією на підставі виявлених залишків сум за документами, які відображаються на відповідних субрахунках, підписується і передається до бухгалтерії. Акт інвентариза-ційної комісії затверджується керівником установи. До акта слід додати довідку, в якій наводяться найменування та адреси дебіторів і кредиторів, сума заборгованості, за що обліковується заборгованість, з якого часу і на підставі яких документів. Довідка складається у розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.

3) Акт звірки взаєморозрахунків (при списанні кредиторської заборгованості).

Міністерство освіти і науки розглядає подані документи і видає наказ про списання з обліку кредиторської заборгованості за загальним та спеціаль-ним фондами Державного бюджету України (крім власних надходжень).

 

Списання простроченої дебіторської заборгованості передбачає:

1) головний бухгалтер установи складає доповідну записку, в якій зазначається:

правильність та обгрунтування сум дебіторської заборгованості;

назва дебітора та його місцезнаходження;

терміни виникнення;

своєчасність вжиття заходів для стягнення дебіторської заборго-ваності;

особи, з вини яких пропущено строк позовної давності;

2) дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік;

3) списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для його скасування;

4) дебіторську заборгованість, списану з балансу установи, необхідно обліковувати на позабалансовому рахунку 07 „Списані активи та зобов’язання” протягом 5 років з моменту списання (для спостереження за можливістю її стягнення у випадку зміни майнового стану боржника).

Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік.

Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Заборгованість слід відображати поза балансом не менше п’яти років з часу списання для спостереження за можливістю її справляння у випадку зміни майнового стану боржника.

Ретельно слід перевірити і відобразити в довідці суми дебіторської заборгованості, списані з балансу внаслідок неплатоспроможності відповідача і неможливості звернення стягнення на його майно, як то:

1) обгрунтованість списання цієї заборгованості;

2) правильність обліку списаної заборгованості за балансом;

3) здійснення нагляду за можливістю її утримання у випадках зміни майнового становища боржників.