Постановление

Постановление – это форма предписывающего влияния на ход событий в процессе управления коллегиального органа. Постановления издаются Правительством Украины, Государственными комитетами, местными государственными администрациями, советами местного самоуправления, комиссиями и др.

Постановлением является также оконечная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания|сбора|, правления, президиума и др.). Эти постановления вводятся в протокол или добавляются к нему. При необходимости могут оформляться как выдержки из протокола. Текст постановления состоит из констатационной и предписывающей частей.

В констатационной части фиксируются мотивы действий, которые предусмотрены постановлением, дается ссылка на предписывающий документ высшего органа управления как основы для издания постановления.

Предписывающая часть начинается из наименования коллегиального органа и слова “постановляет”, которое пишется большими буквами. Следующий текст излагается в приказной форме (кому, что и когда делать).

Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно принято.

Подписывают постановление председатель и секретарь коллегиального органа на специальных бланках организации.

Реквизиты постановления:

· наименование вида документа (Постановление);

· дата;

· индекс;

· место издания;

· заглавие;

· текст;

· подписи;

· визы;

· гриф согласования.

 

Приказ

Приказ – это форма предписывающего влияния на ход событий в процессе управления организацией на правах единоначалия. Это письменное требование руководителя к подчиненным выполнить определенное задание.

Приказы выдают только руководители линейных служб (директор, начальник).

Приказы по вопросам основной деятельности (производства, планирования, финансирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и др.) готовятся специалистами организации по поручению руководителя. Подготовка приказа содержит такие этапы:

· изучение сущности вопроса и сбор необходимых данных;

· подготовка проекта приказа;

· согласование проекта;

· подписание руководителем организации.

Приказ оформляется на бланке организации и должен иметь такие реквизиты:

1) название документа (приказ);

2) дата и индекс (номер);

3) место издания или составления|сдает,складывает|;

4) заглавие к тексту;

5) текст;

6) подпись руководителя;

7) отметка о согласовании.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов осуществляется с января по декабря в пределах года (№1, №2 и|да| др.).

Текст приказа состоит из двух частей:

· констатационной;

· предписывающей.

В первой излагаются факты и рассуждения, которые стали причиной издания приказа, а во второй перечисляются действия, предложенные к|до| выполнению.

Текст предписывающей части имеет повелительное|приказное| изложение и начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

Что печатается большими буквами в отдельной строке и отделяется от следующего текста тремя междустрочными интервалами.

Предписывающая часть разделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с определения исполнителя, который передается глаголом неопределенной формы (осуществить, обеспечить, положить, отгрузить, зачесть и т. д.), а затем указываются приписные действия (что сделать) и сроки выполнения (кто, что и когда должен сделать).

Распоряжение

Распоряжение – это акт управления, требование к подчиненным для решения отдельных вопросов. Распоряжение выдают заместители директора, председатель правления, руководители служб в пределах предоставленных им законом прав, которые записаны в Положении о линейных или функциональных подразделах организации.

Распоряжение отличается от приказа тем, что его можно обжаловать у первого руководителя организации.

Аналогично приказу текст распоряжения имеет констатацонную| и предписывающую части.

В констатационной| части указывается цель или причина издания распоряжения.

Предписывающая часть начинается словом “ ПРЕДЛАГАЮ” – действия, которые предлагаются.

В констатационной| части необходимо использовать стойкие формулировки типа “в соответствии”, “в связи”, “в целях” и др.

Распоряжение имеет такие реквизиты:

· наименование структурного подразделения;

· название вида документа (распоряжение);

· дата;

· индекс;

· место издания;

· заглавие к|до| тексту;

· текст;

· подпись;

· визы.

распоряжения могут быть организации, структурные подразделения или должностные лица.

В последнем пункте распоряжения указываются лица, на которых возлагается контроль за выполнением распоряжений.

Протокол

Протокол – это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях и на заседаниях коллегиальных органов.

Протокол также является документом, который составлен официальным лицом для засвидетельствования какого-то факта (протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора и тому подобное). По своему содержанию он приближается к актам и имеет небольшой вес.

Протоколы фиксируют последовательный процесс работы и принятия решения.

В полных и стенографически протоколах должно быть содержание всех выступлений по каждому вопросу повестки дня.

Протоколы ведут:

· должностные лица – секретари, делопроизводители, стенографисты;

· лица выбранные на заседании – секретари, секретариаты.

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных записей, проведенных во время заседания.

В протоколе освещают все мысли какие высказаны в процессе обсуждения, точки зрения и заявки, а также все принятые решения.

Протокол имеет такие реквизиты:

· наименование организации (если это необходимо);

· название вида документа (протокол);

· дата, место проведения собрания;

· индекс;

· гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

· заглавие;

· повестка дня. Вопросы формулируются в именительном падеже;

· текст;

· подписи руководителей собрания|сбора|, совещания, председателя и секретаря.

Акты

Акт – это документ, который составлен несколькими лицами для подтверждения фактов, событий. Они составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

· акт принятия работ, выполненных по договору;

· акт принятия-передачи документов;

· акт принятия-передачи товарно-материальных ценностей;

· акт списания материалов;

· коммерческий акт и др.

Акты оформляются комиссией, которая действует постоянно или назначается по решению руководства организации.

Акты могут быть внутренними и внешними документами организации.

Во вступительной части акта указывается ссылка на основу его составления (письменное или устное распоряжение руководства, факты, события, действия).

Затем указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя и членов комиссии, при необходимости их должности, а также присутствующих.

Каждый акт имеет свое заглавие (Акт принятия передачи дел и|да| др.).

Акты подписываются председателем и членами комиссии.

Докладная (служебная) записка

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю организации или высшему органу управления. Она содержит изложение какого-то вопроса с выводами и предложениями относительно|касательно| его решения.

Докладная записка составляется тогда, когда есть необходимость сообщить руководителю об имеющихся фактах, событиях, о выполненной работе.

Докладная записка должна иметь заглавие к тексту, которое раскрывает ее содержание. Она состоит из двух частей. В первой части текста излагаются факты, события, которые стали поводом к написанию докладной записки, а вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению автора, необходимо осуществить по изложенным фактам.

Внутренние докладные записки должны быть подписанные работником, а внешние, что направляются в высшие органы – руководителем организации.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.