Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т.пДокументы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока: Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации. Функции, обеспечивающие процесс управления Функции, носящие культурно-исторический характер. Общие функции документа: Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации, Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией, Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства. Специальные функции документа: Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью, Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права, Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе, Историческая — документ является историческим источником. Обмен информацией между различными уровнями управления выполняется в форме сообщений, показателей и разных документов. Средства, которые определяют порядок регистрации, хранения и передвижения сведений в сочетании с необходимой для этого техникой составляют систему документации. Современному уровню производства и коммерческой деятельности организации отвечает сложная информационная система, которая использует систему вычислительных машин, включая ПЕВМ. Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде. Главным требованием к информации является ее достаточность, то есть представление менеджеру только существенных сведений для выполнения задач управления.
|
