Обеспечение ресурсами структурных подразделений и делегирование

 

Обеспечение ресурсами структурных подразделений является первым шагом на пути реализации стратегии в разрезе текущих планов.

Производится распределение финансовых, материальных и трудовых ресурсов среди центров прибыли предприятия в соответствии с выявленными потребностями.

Распределение материальных ресурсов производится по укрупненной номенклатуре материалов и полуфабрикатов, принятой на данном предприятии и в рамках реализуемой стратегии.

Распределение трудовых ресурсов должно учитывать профессиональный и квалификационный состав исполнителей, требования, предъявляемые к персоналу текущего и перспективного характера, а также вопросы мотивации.

Важным обстоятельством при определении потребности в персонале является учет затрат, связанных с наймом, обучением и переобучением работников предприятия с указанием источников покрытия выявленных потребностей.

При обеспечении трудовыми ресурсами структурных подразделений руководитель должен учитывать аспекты стратегических изменений качественного роста работников и их возможного выбытия, а также вопросы подготовки руководящих кадров (в том числе в филиалах и дочерних компаниях).

Вторым, не менее важным, шагом в процессе реализации стратегий является делегирование полномочий.

К делегированию полномочий руководитель прибегает всегда, поскольку он все сам сделать не в состоянии.

Делегирование полномочий – это временная или частичная передача руководителем своих прав и обязанностей подчиненному при сохранении единоличной ответственности руководителя.

Делегирование является, пожалуй, самой трудной работой, которую приходится выполнять руководителю на данном этапе. Проблема состоит в том, чтобы достичь правильного равновесия: не поручать слишком много или слишком мало и не контролировать слишком сильно или слишком слабо.

При определении объема делегируемых полномочий следует учитывать квалификацию, опыт и личные качества подчиненного. Одним – можно, другим – нельзя, одни – хотят, другие – не хотят.

При любом поручении (делегирование работы) руководителю не следует «дышать подчиненному в затылок», попусту растрачивая при этом и свое и его время. Руководитель должен доверять подчиненным и в то же время руководить и наблюдать.

Преимущества делегирования заключаются в следующем:

· оно освобождает руководителя от рутинной и малоответственной работы;

· увеличивает возможности руководителя;

· сокращает задержки в принятии решения на том уровне, где известны подробности выполняемой работы;

· развивает способности персонала принимать решения, достигать цели и брать на себя ответственность.

Руководитель делегирует работу в следующих случаях:

· когда у руководителя больше работы, чем он в состоянии ее эффективно выполнить самостоятельно;

· когда ЛПР не может уделить достаточного времени на выполнение своих основных обязанностей;

· когда руководитель желает, чтобы подчиненный профессионально развивался и рос;

· когда подчиненный может выполнить данную работу на должном уровне.

Руководитель, делегирующий полномочия, должен быть уверен в том, что подчиненный понимает:

· зачем эту работу необходимо выполнять;

· почему данная работа поручена именно ему;

· к какому сроку она должна быть выполнена;

· на какие самостоятельные решения он имеет право;

· какой предшествующий опыт может служить ему примером;

· какой отчет о ходе работы он должен ему представить;

· как будет осуществляться руководство и наблюдение за работой;

· какими средствами и какой помощью он может располагать при выполнении даной работы.

Подчиненным могут понадобиться руководящие указания по работе, подробность которых зависит, как правило, от того как много они уже знают о порученной работе.

Пока руководитель уверен, что подчиненные выполняют работу не нарушая закона, не превышают бюджет и не подводят его, следует давать им возможность справляться с порученным делом самим.

Объем делегированных прав должен соответствовать объему делегированных обязанностей.

Подчиненные, которым делегированы полномочия, должны докладывать руководству только в случае фактических или ожидаемых отклонений от плана, а не отнимать время у руководителя докладом, что все идет нормально.

Делегирование линейных полномочий играют ключевую роль в процессе координации деятельности предприятия. Получатель полномочий принимает на себя личную ответственность за задачи и отвечает перед делегирующим за их удовлетворительное выполнение. Если подчиненный сталкивается с проблемами, то он точно знает, к кому следует обратиться за решением.

Согласно принципу единоначалия, работник должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать только перед этим человеком. Или по словам профессоров Кунца и О’Доннела: “Чем более полным будет официальное отношение между индивидом и его единственным начальником, тем меньше возможность возникновения конфликта и тем больше чувство ответственности за результаты”. / /

В организации, которая придерживается этого принципа, все формальные коммуникации должны направляться по цепи команд. Лицо, у которого возникла какая-то проблема, не должен обращаться через голову своего непосредственного начальника к руководителю высшего ранга по данному вопросу. Также и руководитель высшего ранга не может выдать приказ сотруднику низшего уровня, минуя руководителей промежуточных уровней.

При большой длине цепи команд соблюдение принципа единоначалия может значительно замедлить обмен информацией и принятие решений в некоторых случаях, поэтому надежности и эффективности коммуникаций должно уделяться соответствующее внимание.

Уровень управления, характер выполняемых задач, характеристики подчиненных и относительные способности руководителя - все это играет роль в определении количества людей, непосредственно и эффективно контролируемых руководителем.

Ясно только, что если не удерживать нормы управляемости на достаточном уровне, руководство будет не в состоянии не только выполнять обязанности по координации, но и контролировать деятельность, повышать квалификацию и мотивацию подчиненных.

Делегирование полномочий требует эффективных коммуникаций. У руководителей есть обязанности, которые должны выполняться подчиненными. Для их надлежащего выполнения подчиненные должны понимать, чего хочет руководитель.

Делегирование связано также с мотивацией, влиянием и лидерством. Руководитель должен уметь заставлять подчиненных выполнять их задачи.

Необходимо не забывать, что объем делегированных полномочий должен соответствовать делегированной обязанности, а также степень ответственности за работу подчиненного несет руководитель, делегировавший эти полномочия.