Работа менеджера с информацией. Чтение. Деловые совещания

Обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение профессиональных и жизненных целей. Следовательно, менеджеры должны овладеть рациональными приемами работы с нею.

Это относится прежде всего к чтению. Поток различных материалов для чтения становится все более насыщенным, в результате менеджеры около 30% времени тратят на чтение. Поэтому большое значение играет рациональное чтение, благодаря чему экономится масса времени.

Деловые совещания – это важнейшая форма совместного обсуждения производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов, а так же способ выработки и принятия управленческих решений.

Преимущества деловых совещаний перед другими видами управленческой деятельности:

· Предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблем

· Усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания

· Предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме

· Используется значительный объем информации и знаний участников совещания

· Имеется возможность принятия обоснованных конкретных решений.

Недостатки дс:

· Размывание ответственности за принятое решение

· Влияние сильных личностей на принятие реш

· Подготовка требует значительных затрат времени и ср-в

Порядок подготовки дс:

1. определение целей и задач совещания

2. назначение ответственного

3. составление сметы затрат

4. дата, время совещания

5. определение места проведения

6. повестка дня

7. вопросы

8. список участников

9. докладчики

10. рассылка приглашений

В день проведения совещания необх провести регистрацию присутствующих, совещание начать вовремя, согласовать с участниками правила совместной работы, опред кто будет вести протокол, держать под контролем перерывы, распознавать и блокировать посторонние разговоры, во время совещания проверять как достигаются цели.

Управление потоками посетителей. Направлено чтобы отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для того чтобы эффективно провести прием, необх:

· выяснить у посетителя цель визита

· предварительно устанавливать цель визита

· перенести беседу на другое время, если невозможно достичь намеренной цели в течение запланированного времени

· подготовиться к разговору и держать наготове необходимые документы.

Телефонные разговоры. Телефонным разговорам следует уделять лишь ограниченное время. Поэтому для защиты от ненужных звонков следует:

· проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить

· партнеру, который ждет от вас известие, звонить в точно назначенное время

· все входящие звонки пропускать через секретаря

проведение тел разговоров:

1. необходимо быть краткими учитывать то, что начало разговора определяет его ход и заключение

2. вначале объяснить цель, а потом причины звонка

3. не прерывать разговор по той причине, что на другой аппарат поступил важный звонок

4. избегать параллельных разговоров с сотрудниками

5. в конце данного разговора перечислить итоги

6. во время разговора записывать необх информацию

7. вежливо завершить разговор

Работа и рациональное ведение корреспонденции.

Для рациональной работы входящей почты необходимо

· предупредить, чтобы вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение

· поручить секретарю предварительно сортировать входящую почту и раскладывать ее в спец папки

· при чтении письма сразу помечать важные места, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку

· обрабатывать письмо сразу после получения

 

33. Субъект – объектные отношения в организации (из ТО и Виханский)

В самом общем виде управление предстает как определенный тип взаимодействия, существующий между двумя субъектами, один из которых в этом взаимодействии находится в позиции субъекта управления, а второй — в позиции объекта управления. Данное взаимодействие характеризуется следующими моментами:

• субъект управления направляет объекту управления команды, которые содержат в себе в явном или косвенном виде информацию относительно того, как должен функционировать в дальнейшем объект управления.

• объект управления получает управленческие команды и функционирует в соответствии с содержанием данных команд.

Для того чтобы выполнялось управление, необходимо, во-первых, наличие у субъекта управления потребности и возможности управлять объектом управления, вырабатывая для этого соответствующие управленческие команды, и, во-вторых, наличие у объекта управления готовности и возможности эти команды выполнять.

Когда реализуется управленческое взаимодействие, можно говорить, что между двумя субъектами существует управленческая связь, суть которой состоит в том, что один из них заинтересован в определенного вида функционировании второго и генерирует управленческие команды, задающие желательное для него поведение этого второго субъекта, а второй в силу определенных причин ведет себя соответственно управленческим командам первого.

Для того чтобы между двумя субъектами существовала управленческая связь и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, необходимо, чтобы между этими субъектами существовали отношения управления.Суть данных отношений состоит в том, что они являются основой возможности осуществления управления, так как именно они задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды выполнять.