Проблемы внедрения и оценки эффективности АС ДОУ

Внедрение автоматизированных систем ДОУ может сопровождаться рядом проблем, которые имеют объективный и субъективный характер.

К основным объективным факторам, способным осложнить процесс внедрения относятся:

· Частые структурные изменения в организации, что ведет к слабой формализации бизнес-процессов. В этой ситуации необходимо внедрять только те компоненты АС ДОУ, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив. В дальнейшем можно начинать автоматизацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При этом компания-партнер по внедрению системы, должна быть ориентирована на долгосрочную работу. Также следует выбирать модульную систему, допускающую наращивание функционала в процессе эксплуатации.

· Отсутствие четко организованного документооборота. В этом случае предлагается запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Выполнение пилотного проекта на этих участках будет способствовать организации более четкой системы документооборота и даст основание для дальнейшей автоматизации.

· Придание электронному документу юридической силы. Несовершенное законодательство в области ЭЦП и отсутствие необходимой инфраструктуры тормозит широкое использование электронных документов. Однако наличие в большинстве современных АС ДОУ встроенных механизмов работы с ЭЦП и шифрованием позволяет гарантировать идентификацию и аутентификации электронных документов в рамках корпоративного документооборота.

· Взаимодействие с внешним «бумажным» миром. Сотрудничество с другими организациями порождает обмен бумажными документами зачастую в больших количествах. Поэтому внедряемая АС ДОУ должна обеспечивать автоматизацию сканирования и распознавания.

· Миграция накопленного массива документов в АС ДОУ. Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив придется создавать из бумажного путем сканирования. Если же такого архива нет, а документы хранятся в виде файлов на различных компьютерах, то необходимо провести подготовительную работу для обеспечения единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Субъективные проблемы связаны с «человеческим фактором». Основными среди них являются:

· Консерватизм сотрудников. Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. В любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. Поэтому необходимо сделать переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту. Кроме того, на этапе подготовительной работы необходимо найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы.

· Фактор руководства. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Поэтому еще на предварительных этапах необходимо убеждать руководителя, чтобы он стал безусловным сторонником внедрения системы электронного документооборота.

Помимо перечисленных существует и весьма сложная проблема оценки эффективности от внедрения информационных технологий, в частности АС ДОУ. Так, по мнению ряда авторов, их использование приводит к увеличению производительности, но не всегда приводит к достоверному и продолжительному увеличению рентабельности. Было выявлено парадоксальное отсутствие четкой взаимосвязи между размерами инвестиций и ростом прибыли.

Схемы вычисления предлагаются разные от простого подсчета общей стоимости компьютерной собственности до сложной методики оценки совокупной стоимости владения (total cost of ownership – ТСО). Поэтому желательно, чтобы оценку эффективности внедрения АС ДОУ проводили специалисты соответствующего профиля. Тем не менее, необходимо иметь хотя бы общее представление о том, из чего складывается оценка эффективности.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от АС ДОУ делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АС ДОУ (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Прежде всего, происходит подсчет предполагаемых расходов, которые, как правило, включают в себя: стоимость лицензий на программное обеспечение; стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения АС ДОУ (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.); стоимость работ по внедрению системы.

Оценка прямого эффекта от внедрения системы основывается на оценке прямой экономии средств. Например, подсчитывается стоимость сэкономленной бумаги и сэкономленного рабочего времени сотрудников (за счет повторного использования существующих документов, экономии времени на поиск нужных документов и т.д.). Косвенный эффект оценить очень сложно. Поэтому его оценка всегда будет экспертной, то есть трудно формализуемой.

В общем виде качественно внедренная система АС ДОУ отличается тем, что:

· руководство регулярно использует данные из системы;

· контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

· работа с документами внутри организации ведется только в электронном виде;

· в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

· охвачены основные бизнес-процессы организации.