Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

 

Объём документооборота отдела тестирования ООО «Вип Ай Ти Маркет» приведён в таблице 1.1.

 

Таблица 1. Параметры документооборота отдела тестирования ООО «Вип Ай Ти Маркет»

Параметры	Значение
Позиций в Задаче
Позиций в Дефекте
Позиций в Уведомлении об исправлении дефекта
Позиций в Заявке на дефект
Позиций в Ответе по дефекту	1–3
Позиций в Выпускной документации	40–80
Количество создаваемых Дефектов в месяц
Количество обрабатываемых Заявок на дефект (в месяц)
Позиций в отчёте о тестировании

 

Обработка каждого входного документа требует времени сотрудника. Ниже представлена таблица 2 со средней оценкой времени на обработку каждого документа

 

Таблица 2. Среднее время обработки документов

Тип документа	Строк в документе	Выполняемая операция	Среднее время обработки документа, ч
Задача	10–200	Написание тестовых сценариев, написание пользовательской документации
Уведомление об исправлении дефекта		Проведение тестовых испытаний
Заявка на дефект		Проведение тестовых испытаний	8–24

 

Помимо обработки входной документации специалист по тестированию создаёт новые документы. Отметим, что Отчёт по тестированию и Дефект требуют обязательного наличия внутреннего документа Тестовый сценарий. Примерное время на заполнение выходной документации представлено в таблице 3.

 

Таблица 3. Время создания документа

Тип документа	Строк в документе	Выполняемая операция	Время создания документа, мин
Тестовый сценарий	2–15	Проведение тестового испытания
Дефект		Исправление дефекта
Отчёт по тестированию	30–100	Окончание итерации
Пользовательская документация	80 – 400	Эксплуатация программного продукта
Выпускная документация		Эксплуатация программного продукта
Ответ по заявке на дефект	5–30	Внедрение и эксплуатация программного продукта

 

Текущий вариант документооборота имеет ряд существенных недостатков:

· Медленный поиск информации;

· Сложность контроля состояния документа на этапах его обработки;

· Сложность масштабирования системы документооборота при увеличении числа сотрудников;

· Риск потери информации при текучке кадров;

· Риск потери информации при проведении профилактических работ на рабочих станциях сотрудников;

· Трудоёмкость получения сводных отчётов о работе отдела.

Таким образом, документооборот в отделе тестирования ООО «Вип Ай Ти Маркет» оказывается неэффективным. Все эти минусы можно избежать, внедрив систему автоматизации бизнес-процессов.

Перечислим ряд аргументов в пользу автоматизации документооборота:

· Снижение издержек. Снижение требований к квалификации и количеству сотрудников, обрабатываемых документы;

· Оперативность обработки. Увеличивается интенсивность обработки данных и занесения их в базу;

· Снижение вероятности ошибок персонала.

· Автоматизированная система позволяет избежать ряда семантических и механических ошибок специалистов;

· Накопление, хранение, обработка данных. Полезно для анализа работы отдела и построения стратегических планов развития.

На рисунке 4 представлена схема документооборота компании.

 

Рисунок 4. Схема документооборота ООО «Вип Ай Ти Маркет»

3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»