Особливості складання акту

Акти — це документи правової чинності, що складаються спеціально виділеними посадовими особами (членами комісій), які призначаються наказом керівника і підтверджують встановлені комісією факти, пов’язані з діяльністю підприємства.

У залежності від призначення акти бувають різного змісту:

- при зміні працівників, які є матеріально-відповідальними особами, складаються акти прийому-передачі справ;

- при перевірці діяльності підприємства або його структурного підрозділу — акти за результатами обстеження або ревізії;

- складаються акти при списанні непридатного інвентаря або устаткування;

- акти про випробування нових виробів, акти про виділення до знищення документів і т.д.

Наприклад:

- акт приймання робіт, виконаних за договором;

- акт приймання-передачі документів;

- акт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей;

- акт списання матеріалів;

- комерційний акт і т.ін.

Акти складають після ухвал, після прийняття завершених будівельних об’єктів, під час проведення випробувань нової техніки, у разі нещасних випадків, зміни керівництва та у зв’язку з іншими подіями. За необхідності акт затверджує вища організація або керівник підприємства. Акт оформляється комісією, створеною керівником підприємства та затвердженою відповідним наказом. Акти складаються з найрізноманітніших ситуацій і тому мають багато різновидів: акт приймання робіт за контрактом, акт приймання-передачі документів, комерційний акт. Наприклад, акти інвентаризації, експертизи чи переоцінки, приймання матеріальних цінностей є бухгалтерськими документами. Інші акти складаються у зв’язку з певними подіями (зміна керівництва, нещасний випадок на виробництві та ін.).

Реквізити:

1. Автор документа (назва відомства, організації).

2. Дата, номер, місце складання.

3. Гриф затвердження.

4. Заголовок.

5. Підстава (наказ керівника організації).

6. Склад комісії.

7. Присутні.

8. Текст.

9. Відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження.

10. Перелік додатків до акта.

11. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

1. Вступ (підстави для складання акта, перераховані члени комісії, їх завдання).

2. Констатаційна (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації; 2-й — керівникові організації; 3-й — до справи.

У вступній частині акта вказується посилання на основу його складання (письмове або усне розпорядження керівництва, якісь факти, події, дії).

Потім вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови і членів комісії, за необхідності — їхні посади, а також присутніх.

Кожен акт має свій заголовок (Акт приймання-передачі справ та ін.).

В основній частині акта викладаються мета, завдання, сутність проведеної роботи, її результати у вигляді висновків, резюме, пропозицій. У кінці тексту вказуються дані про кількість складених екземплярів і для кого вони призначені.

Акти підписують голова і члени комісії.

Акти можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами організації.

Якщо акти складені з матеріальних, фінансових та інших важливих питань, то їх повинно затвердити керівництво організації і завірити підпис печаткою. Після цього вони набувають юридичної сили.

Складання актів доручається комісіям, постійно діючим або призначеним керівником. До складання однотипних актів розробляють трафаретні їх бланки.

У вступній частині перераховуються ті особи, які його складали і були присутні, вказуються підстави для складання акта.

Після слова “підстава” вказується розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи. Після слова “складений” перераховуються посади, ініціали та прізвища осіб, які склали акт. Після слів “були присутні” (“в присутності”) перераховуються посади, прізвища осіб, які були свідками складання акта.

У констатуючій частині викладаються встановлені факти та висновки. Акт підписують особи, які брали участь у його складанні, посади при цьому не вказуються. Акти з матеріальних, фінансових питань повинен затверджувати керівник підприємства та засвідчити печаткою, після чого вони набувають юридичної сили.